ZOHO CRMのワークフロー


前回までで、ZOHO CRMとZOHOインボイスの見積書・請求書の検証をやってきました。

今日は、ZOHO CRMでのワークフローをやってみたいと思います。

ワークフローとは、あらかじめワークフロールールを設定し、それに対するアクション(期限が迫った案件の通知や、タスクの割当(メールやポップアップでお知らせ)、項目の更新)を設定します。これらを自動で実行することにより、営業活動やマーケティングをサポートします。これで、日々の仕事が忙しくても、大切な顧客への連絡など忘れる事なく、フォローすることができます。

ワークフロー機能については、ZOHO CRMの各プランによって設定できるルールやタスクの数などが限定されます。詳しくは、ZOHO CRM機能一覧をご覧ください。

ZOHO CRMのワークフロー

ZOHO CRMでは下記のようなワークフローを設定できます。

1.ルール:◯◯円以上の大型の契約が発生
   通知担当者に大型契約が発生したことをメール通知

2.ルール:見込み客のステータスが『未連絡』
  タスク:見込み客に連絡して確度を確認するタスクを割当
     (担当者へメールかポップアップ連絡)

3.ルール:見込み客のステータスが『見込みあり』
  タスク:見込み客を連絡先に変換するタスクを割当
     (担当者へメールかポップアップ連絡)

4.ルール:商談の終了日が近づいたとき
 実行日時:終了日の5日前
   通知商談の担当者に終了日をメール通知

5.ルール:見込み客の評価が『連絡先入手済み』
 実行日時:タスクの期限終了の1日前
  タスク:見込み客をフォローするタスクを割当て
     (担当者へメールかポップアップ連絡)

詳しくは、オンラインヘルプのZOHO CRMワークフローの利用例を参照ください。

今回は、上記の5のパターンを検証してみたいと思います。

  ルール:見込み客の評価が『連絡先入手済み』
 実行日時:タスクの期限終了の1日前
  タスク:見込み客をフォローするタスクを割当て
     (担当者へメールかポップアップ連絡)

おおまかな手順は下記です。

<ワークフロールールの作成:ルールの基本情報>

1.画面右上の「設定」をクリックし、真ん中辺りの「自動化」の「ワークフロー」をクリック。

0023CRMワークフロー1

2.ワークフロールールの一覧になります。「ルールの作成」をクリック。

0023CRMワークフロー2

3.ルールの基本情報を入力します。どの「タブ」(今回は「見込み客」)に対して、ルールを作成するかと、「ルール名」「ステータス」「詳細情報」を選択・記入し「次へ」をクリックします。

0023CRMワークフロー3

<ワークフロールールの作成:実行タイミング>

4.ワークフローのアクションを実行するタイミングを指定し「次へ」をクリック。

0023CRMワークフロー4

<ワークフロールールの作成:ルールの設定>

5.ワークフローのアクションを実行するルールを設定します。
手順3で選んだタブに対し、どの項目に対して、何が設定されたかをルール決めします。今回は「見込み客」の「評価」=「連絡先入手済み」である場合をルールに設定しました。

0023CRMワークフロー5

<ワークフロールールの作成:アクションの設定>

6.ワークフローのアクションを設定します。「通知の送信」「タスクの割り当て」「特定項目の更新」「Web通知を呼び出す」の4つから選択できます。今回は「タスクの割り当て」の横の「+」をクリックします。

0023CRMワークフロー6

7.タスクの詳細を設定します。「タスク名」「タスクの期限」「ステータス」「優先度」「担当者に通知」「リマインダーに送信」「詳細情報」を選択・入力します。

「リマインダーに送信」にチェックを入れると、下に「タスクの期限」から「何日前」にリマインダーを送信するかと、「通知方法(メール or ポップアップ)」が選べます。今回は、メールによる通知を選択しました。「保存して関連づけ」をクリックします。

0023CRMワークフロー7

8.「保存」ボタンをクリック。

0023CRMワークフロー8

9.これでワークフロールールが設定できました。

0023CRMワークフロー9

10.もう一度、手順1を実行し、手順2のワークフロー一覧を表示させると、新しいワークフローが作成されているのがわかります。今作成した「見込み客のフォロー」をクリックします。

0023CRMワークフロー12-2

先ほど作成したワークフローの詳細が確認できます。

0023CRMワークフロー12

設定したタスクをクリックすると、タスクの詳細が確認できます。

0023CRMワークフロー11

<実際の見込み客データを作成>

11.次に、実際の見込み客データを作成します。
メニューバーの「見込み客」をクリックし「+ 新しい見込み客」をクリックします。

0023CRMワークフロー13

12.見込み客データを作成します。
ここで、ワークフロールールに合致するように「評価」を「連絡先入手済み」に設定します。「保存」をクリックします。

0023CRMワークフロー14

13.「見込み客」が新しく作成できました。

0023CRMワークフロー15

<ワークフローの実行確認>

14.ここで、ログインユーザーのメールアドレスに、タスクが割り当てられた旨のメールが届きます。件名の「見込み客にメール」をクリックします。

0023CRMワークフロー16

すると、タスクの詳細が確認できます。

0023CRMワークフロー17

15.また、メニューバーの「活動」をクリックすると、こちらからも作成したタスクを確認できます。

0023CRMワークフロー18

タスクのタイトルをクリックすると、タスクの概要がみられます。

0023CRMワークフロー19

「…」をクリックすると、タスクの詳細がみられます。

0023CRMワークフロー20

16.また、作成した見込み客データからも「未完了の活動」として、タスクが確認できます。件名の「見込み客にメール」をクリックすると、手順14と同じタスクの詳細が表示されます。

0023CRMワークフロー21

17.手順14、15、16の詳細画面で示される、リマインダーの日時が過ぎると、ログインユーザーのメールアドレスにタスクのリマインダーメールが届きます。

今回の設定では、タスクの作成日が12/9、タスクの期限が2日後の12/11、リマインダーはタスクの期限の1日前の12/10となっています。

0023CRMワークフロー23

ここでもタスク名の「見込み客にメール」をクリックすると、手順14のタスクの詳細が表示されます。

以上で、ワークフローの検証ができました。


ZOHOインボイス – 見積書から請求書へ変換


こんにちは。

前回は、ZOHOインボイスの見積書の作成・管理を行いました。

今回は、ZOHOインボイスの見積書から請求書への変換をやりたいと思います。

ZOHOインボイス – 見積書→請求書への変換

手順は以下です。

<請求書の作成>

1.サイドバーの「売上」をクリックし「見積書」をクリックして、該当の見積書をクリックして表示させます。
左上の「請求書に変換」ボタンをクリックします。

0020インボイス見積145

2.ここで、見積書から請求書に引き継ぐ項目の選択ができます。
必要に応じて、チェックボックスをクリックして「保存して続ける」をクリック。

0020インボイス請求1

3.次に取引の設定をして「保存して続ける」をクリックします。

0020インボイス請求2

4.請求書の設定画面になりました。

必要に応じて、各項目を変更・入力します。

0020インボイス請求3-1
0020インボイス請求3-2

入力が終わったら「下書きして保存する」をクリックします。
(隣に「保存して送信する」ボタンがありますが、これをクリックすると顧客に請求書を送信する画面に進みます。これは今回は使いません。)

5.請求書ができました。
左上には「下書き」というリボンがついていて状態が判り易いです。
(4.で「保存して送信する」ボタンからメール送信した場合は、このリボンが「送信済み」になります。)

0020インボイス請求4

ZOHO CRMのデフォルトの請求書と比べると、日本でも通じるフォーマットになっていますが、まだいくつか直したいところがあります。

  • 件名がない。
  • 支払い条件が「カスタム」?とかなってる。

なので、テンプレートを新しく作成してみます。

<請求書テンプレートの作成>

6.右上の設定マーク(ボルトマーク?)をクリックして「詳細設定」をクリックします。

0020インボイス請求5

7.すると、左のサイドバーに設定項目がでてきますので「テンプレート」をクリックします。上から2番目の「請求書」をクリックします。

右端の「新しいテンプレート」の「+New」ボタンをクリックします。

0020インボイス請求6

8.テンプレートの一覧がでてきます。今回は、3段目の左端の「スタンダード-日本風(社員欄無し)」をクリックします。

0020インボイス請求18

9.テンプレートのカスタマイズ画面がでてきます。
サイドバーから修正していきます。

まず、「テンプレートのプロパティ」タブから「テンプレート名」を設定します。ここでは「請求書 – 日本(Webデザイン)」にします。

0020インボイス請求7

10.次に下の方にスクロールして「ヘッダーと請求書の情報」をいうタブをクリックして表示させます。

※新しく「件名」を作る事ができないので、苦肉の策として、「請求書」という文字の中に件名を入れてみます。

下記を修正します。

  • ドキュメントの件名:「請求書」→「請求書(Webデザイン)」に変更。
  • 文書のタイトルのフォント:「28」→「17」に変更。※タイトルの改行を防ぐため。
  • 「請求日 支払い条件」のチェックボックスを外す。

0020インボイス請求10

11.さらに、下にスクロールして「フッター」をいうタブをクリックして表示させます。
「決済オプション」のチェックボックスを外します。

0020インボイス請求8

「保存」ボタンをクリックします。

新しく請求書のテンプレートを作成できました。
(ZOHO CRMの請求書のカスタマイズと比べると、とても簡単です。)

12.それでは、請求書を新しく作成したテンプレートに変更しましょう。

サイドバーが「設定」のままになっていますから、サイドバーの一番上の「< 戻る」をクリックして、「売上」→「請求書」をクリックし、先ほど作成した請求書をクリックします。

まだ前のテンプレートのままですね。
ここで、一番下の「テンプレート:”Standard Template” 変更」の「変更」をクリックします。

0020インボイス請求4

13.一番右の、今作成した「請求書 – 日本(Webデザイン)」をクリックして「OK」をクリック。

0020インボイス請求9

14.はい。新しいテンプレートで表示されました。

「請求書(Webデザイン)」の文字が小さいですが仕方がありません。他は特に問題ないようです。

0020インボイス請求11

テンプレートを修正したい場合には、手順7の画面でそのテンプレートの「編集」をクリックして、9〜12を繰り返します。

必要に応じて、左上のPDFマークをクリックして.pdfを保存・印刷できます。

15.お客様へ請求書をお渡ししたら「詳細を表示する」を「送信済みにする」をクリックしてステータスを変更します。

0020インボイス請求11-2

左上のリボンが「送信済み」に変りました。

0020インボイス請求13

16.お客様から支払いがあったら「支払いの記録」をクリックして、項目を入力して「支払いの記録」をクリックします。

0020インボイス請求14

左上のリボンが「支払い済み」に変りました。

0020インボイス請求15

17.また、手順1で、変換した見積書を表示すると、左上のリボンのステータスが「請求済み」に変っているのが確認できます。

0020インボイス請求12

<請求書の管理>

18.サイドバーの「売上」をクリックし「請求書」をクリックすると、請求書の一覧が表示されます。

0020インボイス請求16-2

また、サイドバーの「連絡先」をクリックし、該当の連絡先をクリックすると、連絡先の詳細が表示されます。ここの「取引」タブをクリックすると「フィルタ:請求書」が選択されて、請求書の一覧が表示されます。

0020インボイス請求16

これで、会社単位や取引先単位で、過去の請求書を簡単に確認できるので、会社内での情報共有が煩雑にならず、次の提案などにも役立つでしょう。

まとめ

請求書も見積書と同様に、CRMの請求書(カスタマイズ)よりは、美しいレイアウトですが、インボイスは「件名」を新たに入れられません(※)。

※手順11のサイドバーに表示される「プロジェクト名」が「件名」として有効に活用できないかトライしましたが、「プロジェクト名」は、別に「プロジェクト」を作成しなければならず「プロジェクト」からは「見積書」が作成できず、「請求書」のみが作成可能であるなど、いろいろと使いづらい印象です。

ZOHO CRMと、ZOHOインボイスの請求書の比較は、ZOHOインボイスの見積書の管理・作成の、最後のまとめを参照ください。

ひとまず、ここまでで、ZOHOの見積・請求機能の検証はひと区切りできました。

2015/12/9追記:
インボイスの見積書・請求書についていくつか懸念事項がでてきたので追記します。
件名が入れられない。プロジェクト名は使いにくい(これは上述の通り)。
・相手先の会社名に「御中」「様」がつけられない
見積先・請求先の市と県が逆。「立川市 東京都」のようになる。
相手先の担当者が設定できない

また、インボイスでは、月単位での請求ができるようなので、月締めでの請求を管理したい場合は、こちらを利用すると便利かもしれません。


ZOHOインボイス – 見積書の作成・管理


こんにちは。

前回は、ZOHOインボイスのZOHO CRMの連絡先との同期をやりました。

今回は、早速、ZOHOインボイスで見積書を作成してみましょう。

ZOHOインボイス – 見積書の作成

手順は以下です。

<見積書の作成>

1.サイドバーの「売上」をクリックし下に出てくる「見積書」をクリックします。「新しい見積書の作成」をクリックします。

0020インボイス見積1

2.見積書の作成画面がでますので、それぞれの項目を入力していきます。

営業担当者が登録されていない場合には、その場で新しく作成します。

0020インボイス見積2

商品の詳細の項目も入力し、税金が設定されていない場合には新しく設定します。

0020インボイス見積3

全部入力できたら、とりあえず「下書きとして保存する」をクリック。
(隣に「保存して送信する」ボタンがありますが、これをクリックすると顧客に見積書を送信する画面に進みます。これは今回は使いません。)

0020インボイス見積4

3.見積書が作成できました。
左上には「下書き」というリボンがついていて状態が判り易いです。
(2.で「保存して送信する」ボタンからメール送信した場合は、このリボンが「送信済み」になります。)

0020インボイス見積5

ZOHO CRMのデフォルトの見積書と比べると、まあまあ日本でも通じるフォーマットになっていますが、まだいくつか直したいところがあります。

  • 件名がない。
  • 見積書なのに「請求先」「請求日」となっている。
  • 始めに自社の名前と住所が表示されている。

なので、テンプレートを新しく作成してみます。

<見積書テンプレートの作成>

4.右上の設定マーク(ボルトマーク?)をクリックして「詳細設定」をクリックします。

0020インボイス見積6-2

5.すると、左のサイドバーに設定項目がでてきますので「テンプレート」をクリックします。上から1番目の「見積書」をクリックします。

右端の「新しいテンプレート」の「+New」ボタンをクリックします。

0020インボイス見積6

6.テンプレートの一覧がでてきます。今回は、3段目の左端の「スタンダード-日本風(社員欄無し)」をクリックします。

0020インボイス見積7

7.テンプレートのカスタマイズ画面がでてきます。
サイドバーから修正していきます。

まず、「テンプレートのプロパティ」タブから「テンプレート名」を設定します。ここでは「見積書 – 日本」にします。

0020インボイス見積9

8.次に下の方にスクロールして「ヘッダーと請求書(?)の情報」をいうタブをクリックして表示させます。

※どうやら新しく「件名」を作る事ができないようなので、苦肉の策として、「見積書」という文字の中に件名を入れてみることにしました。

下記を修正します。

  • ドキュメントの件名:「見積書」→「見積書(Webデザイン)」に変更。
  • 文書のタイトルのフォント:「28」→「17」に変更。※タイトルの改行を防ぐため。
  • 日付の項目:「請求日」→「見積日」に変更。
  • 請求先:「請求先」→「見積先」に変更。

修正できたら「保存」をクリック。

0020インボイス見積13

新しくテンプレートを作成できました。

ZOHO CRMの見積書のカスタマイズと比べると、とても簡単です。)

9.それでは、見積書を新しく作成したテンプレートに変更しましょう。

サイドバーが「設定」のままになっていますから、サイドバーの一番上の「< 戻る」をクリックして、「売上」→「見積書」をクリックし、先ほど作成した見積書をクリックします。

まだ前のテンプレートのままですね。
ここで、一番下の「テンプレート:”Standard Template” 変更」の「変更」をクリックします。

0020インボイス見積11

10.一番右の、今作成した「見積書 – 日本」をクリックして「OK」をクリック。

0020インボイス見積12

11.はい。新しいテンプレートで表示されました。

「見積書(Webデザイン)」の文字が小さいですが仕方がありません。他は特に問題ないようです。

0020インボイス見積14

テンプレートを修正したい場合には、手順5の画面でそのテンプレートの「編集」をクリックして、7〜9を繰り返します。

12.必要に応じて、左上のPDFマークをクリックして.pdfを保存・印刷できます。

0020インボイス見積145

以上で、ZOHOインボイスでの見積書の作成ができました。

<見積書の管理>

13.サイドバーの「売上」をクリックし「見積書」をクリックすると、見積書の一覧が表示されます。

0020インボイス請求17-2

また、サイドバーの「連絡先」をクリックし、該当の連絡先をクリックすると、連絡先の詳細が表示されます。ここの「取引」タブをクリックし「フィルタ:請求書」→「フィルタ:見積書」に変更すると、見積書の一覧が表示されます。

0020インボイス請求17

(上記2つのスクショがステータスが「請求済み」となっているのは、請求書への変換を行った後のものだからです。)

これで、会社単位や取引先単位で、過去の見積書を簡単に確認できるので、会社内での情報共有が煩雑にならず、次の提案などにも役立つでしょう。

まとめ

ZOHO CRMと、ZOHOインボイスの見積書を比べると、

インボイスの見積書の方が、CRMの見積書(カスタマイズ)よりは、美しいレイアウトな気がします。

しかし、インボイスは「件名」を新たに入れられないのが痛いです。
今回の方法だと、あまり長い名前だと、レイアウトがおかしくなってしまうでしょう。CRMは、「件名」を入れらます。両者を比較すると、、、

ZOHOインボイスの見積書・請求書:

メリット:レイアウトが美しい。テンプレートの変更が簡単。
デメリット:件名が入れられない。CRM+年間18800がかかる。

ZOHO CRMの見積書・請求書

メリット:レイアウトがインボイスに比べて劣る。件名が入れられる。
デメリット:テンプレートの変更が少し大変。

というわけで、個人的には、見積書・請求書を管理するというだけの観点でいうと、CRMで十分かと思います。(ZOHOインボイスは、ZOHO CRMのオプション的な位置付けです。詳しくは、ZOHOインボイスの登録を参照。)

インボイスは、さらに見積・請求と関連してプロジェクト・売上・工数・経費の管理などさまざまな機能があるようなので、こちらを利用したい場合には、インボイスの方が価値があるかも知れません。

次回は、ZOHOインボイスでの見積書→請求書への変換をやってみたいと思います。

2015/12/9追記:
インボイスの見積書・請求書についていくつか懸念事項がでてきたので追記します。
件名が入れられない(これは上述の通り)。
・相手先の会社名に「御中」「様」がつけられない
見積先・請求先の市と県が逆。「立川市 東京都」のようになる。
相手先の担当者が設定できない

また、インボイスでは、月単位での請求ができるようなので、月締めでの請求を管理したい場合は、こちらを利用すると便利かもしれません。


ZOHOインボイス – 連絡先をZOHO CRMと同期


こんにちは。

前回で、ZOHOインボイスへのユーザー登録ができました。

今回は、ZOHOインボイスの連絡先を、ZOHO CRMの連絡先と同期したいと思います。

ZOHOインボイス – 連絡先をZOHO CRMと同期

1.ZOHOにログインし、左のサイドバーの「連絡先」をクリックします。「Zoho CRMからインポート」をクリックします。

0019連絡先CRM連携1

2.「Zoho CRMへの接続」をクリックします。

0019連絡先CRM連携2

3.ダイアログがでますので、メアドを入力して、「ZOHO CRMのZCSキーを作成…」をクリックしてZSCキーを発行・入力し、保存ボタンをクリックします。

0019連絡先CRM連携3

4.「連絡先」の「今すぐ設定」をクリック。

0019連絡先CRM連携4

5.同期方法をいろいろ指定できます。指定したら一番下の「保存してインポートを開始」をクリック。

0019連絡先CRM連携5

6.「連絡先」の連携が設定できました。

次に「商品」の「今すぐ設定」をクリック。

0019連絡先CRM連携6

7.同期方法をいろいろ指定できます。指定したら一番下の「保存してインポートを開始」をクリック。

0019連絡先CRM連携7

8.「商品」の連携の設定ができました。

次に「連絡先」の「今すぐインポート」をクリックして、インポートを開始します。「有効」→「インポート中です」の表示に変ります。

0019連絡先CRM連携8

同様に「商品」の「今すぐインポート」をクリックして、インポートを開始します。「有効」→「インポート中です」の表示に変ります。

0019連絡先CRM連携9

「連絡先」と「商品」のZOHO CRMとの同期ができました。
両方とも「有効」の表示に戻り、それぞれ「最終同期日時」が表示されています。今後は24時間ごとに更新されます。

0019連絡先CRM連携10

9.「連絡先」データをみてみます。
サイドバーの「連絡先」をクリック。すると、ZOHO CRMの連絡先が同期されているのがわかります。

0019連絡先CRM連携11

同様に「商品」データをみてみます。
サイドバーの「商品」をクリック。すると、ZOHO CRMの商品が同期されているのがわかります。

0019連絡先CRM連携12

以上で、ZOHOインボイスと、ZOHO CRMの連絡先(と商品)の同期ができました。とても簡単ですね。

つぎは、ZOHOインボイスでの見積書の作成をやってみたいと思います。


ZOHOインボイスのユーザー登録


こんにちは。

前回までで、ZOHO CRMの見積書・請求書の機能について検証してきました。

これから、ZOHOインボイスというツールを使った場合の見積書・請求書を作成してみたいとおもいます。

前提として、ZOHOインボイスと連携するのには、ZOHO CRMがプロフェッショナルプラン以上である必要があります。

また、ZOHO CRMの見積書・請求書の機能を使うにも、どちらにしろZOHO CRMがプロフェッショナル以上である必要があるので、ZOHOインボイスは、ZOHO CRMの見積書・請求書の機能のオプションツールのような扱いになっているようです。
※ZOHO CRMの見積書・請求書を使わずCRMをスタンダード以下のままにして、ZOHOインボイスと連携する、ということができない。

さらに、ZOHOインボイスの無料プランは顧客数が5までなので、ほんとにお試しでしかありません。仕事に導入するには、ZOHOインボイスをスタンダードプラン以上にする必要があるでしょう。

  • ZOHO CRM…見積書・請求書機能は、プロフェッショナル(28800/年)以上
  • ZOHO CRM…ZOHOインボイス連携は、プロフェッショナル(28800/年)以上
  • ZOHOインボイス…顧客数6以上は、スタンダード(18000/年)以上

詳しくは、ZOHO CRMの機能一覧と、ZOHOインボイスの機能一覧をご覧ください。

それではまず、ZOHOインボイスへのユーザー登録を行います。
(ここでは、テストのため、無料プランへの申込です。)

ZOHOインボイス – ユーザー登録

1.ZOHOインボイスの機能一覧のページの「ユーザー登録(無料)」をクリックして登録を開始します。

0018インボイス登録

2.既に、ZOHO CRMや、ZOHOキャンペーンなどでログインしていると、下記のように「もうログインしているよ」とメッセージが出ますので「ACCESS ZOHO INVOICE」ボタンをクリックします。

0018インボイス登録1

3.登録画面がでますので、項目を入力していきます。

0018インボイス登録2

入力ができたら「完了しました」ボタンをクリックします。

0018インボイス登録3

次の処理へと進むダイアログがでます。

ここで注意:「国」を選ぶと、それ以下が自動設定されるのですが、最後の「言語」だけは未設定のままになっています。そのままで「完了しました」ボタンをクリックすると、先に進むダイアログがでるのに、その後何のエラーもでずに、ダイアログが終わってしまいます。次のステップへは進みません。
このトラップに引っかかって、数十分無駄にしました。気をつけてください。

4.税金の設定画面になります。(日本語の画面に変っています。)
消費税の設定をして「次へ」をクリック。これは後からでも設定できるようです。

0018インボイス登録4

5.決済サービスの設定画面になります。とりあえず「次へ」をクリック。

0018インボイス登録5

6.テンプレート選択画面になります。
とりあえず、2段目真ん中の日本語表記のものを選択します。「終了するにはクリックしてください」をクリック。

0018インボイス登録6

7.ZOHOインボイスのページにログインできました。

0018インボイス登録7

これで、ユーザー登録は完了です。簡単ですね。

次回は、ZOHOインボイスの連絡先とZOHO CRMの連絡先の同期をやってみたいと思います。


ZOHO CRM – 見積書テンプレート作成


こんにちは。

前回2回にわたり、見積書の作成見積→受注→請求への変換をやってきました。

今日は、ZOHO CRMで作成される見積書が欧米仕様のフォーマットで使い難いため、日本人が慣れているフォーマットを作成してみます。

(デフォルトの見積りフォーマット:欧米仕様)
0015見積書8

ZOHO CRM 見積書テンプレート作成

手順は下記になります。

(必要に応じて、上記を繰り返します。)

<既存の見積書テンプレートを編集>

まず始めに、見積書のテンプレートを編集します。

1.右端の「設定」をクリックし「テンプレート」の「各種書類テンプレート」をクリックします。

0017見積テンプレ

2.「見積書テンプレート」をクリックします。

0017見積テンプレ2

3.デフォルトの見積りテンプレート(欧米仕様)が表示されます。「編集」ボタンをクリックします。

0017見積テンプレ3

4.編集画面になりました。

0017見積テンプレ4

5.まず、名前を変更します。ここでは「見積書(日本仕様)」とします。

0017見積テンプレ18-2

6.レイアウトを日本仕様に編集します。

  • コピー&ペーストで配置を入れ替えます。
  • 不思議な日本語の項目を直します。
  • 不必要な項目は消し、必要な文章なども入れます。
  • 必要に応じて文字の大きさや太字細字なども変えます。

7.さらに必要に応じて、不足している項目を追加します。

今回は、見積書の「件名」を追加します。

挿入できる項目に「見積書」を選択し、項目名に「件名」を選択すると「変数」の欄に「${Quotes.Subject}」という変数が表示されます。これを、コピー&ペーストしてテンプレートの置きたい場所にコピーします。

0017見積テンプレ10

8.大体の配置ができましたら「プレビュー」ボタンをクリックして、確認します。

0017見積テンプレ12

9.必要に応じて、手順6〜8を繰り返して、レイアウトを修正します。

10.レイアウトができたら「保存」をクリックします。テンプレートが保存されました。

0017見積テンプレ18

<不足項目を見積書に追加>

次に、見積書として不足している項目があれば、「見積書」などに追加します。この手順は任意です。

今回は「作成日」がないので「見積書」に「作成日」を追加します。

11.右端の「設定」をクリックして「カスタマイズ」の「タブ」をクリックします。

0017見積テンプレ15-2

12.「タブの一覧」の下の方にある「見積書」をクリックします。

0017見積テンプレ15-3

13.左のサイドバーから「日付」をドラッグ&ドロップして「見積書」のレイアウトに持ってきます。名前に「作成日」と名付けます。「レイアウト」の保存をクリックします。これで、「見積書」に「作成日」を追加できました。

0017見積テンプレ15

14.実際のデータの「作成日」を入力しましょう。
メニューバーの「見積書」をクリックして、該当の見積書の「件名」をクリックし、見積書を表示し「編集」をクリックします。
追加されている「作成日」に、見積書の作成日付を入力します。

0017見積テンプレ16

<再度 見積書テンプレートを編集>

追加した見積書の「作成日」を、テンプレートにも追加します。

15.手順7と同様に進めます。
挿入できる項目に「見積書」を選択し、項目名に先ほど追加した「作成日」を選択すると「変数」の欄に「${Quotes.作成日}」という変数が表示されます。これを、コピー&ペーストしてテンプレートの置きたい場所にコピーします。

0017見積テンプレ17

16.「プレビュー」ボタンをクリックして、確認します。

0017見積テンプレ20

17.レイアウトができたら「保存」をクリックします。テンプレートが保存されました。

<見積書をPDFで確認>

18.メニューバーの「見積書」をクリックして、該当の見積書の「件名」をクリックし「さらに」から「pdf形式」をクリックします。

0017見積テンプレ19-2

19.新しく作成したテンプレートで、見積書が表示されました。

0017見積テンプレ19

まとめ

なんとか、日本人が慣れているテンプレートに変更することができました。位置の微調整が難しいところはあるものの、見積書としては、使えるものになったと思います。

今回で、ZOHO CRMでの見積書・請求書の検証は一旦終りです。
次回からは、ZOHOインボイスを利用した見積書・請求書の検証をやってみたいと思います。


ZOHO CRM – 見積から受注・請求変換


こんにちは。

前回は、ZOHO CRMの見積書の作成・管理をしました。

今日は、ZOHO CRMでの、見積書から、受注書・請求書への変換をやってみたいと思います。

エクセルなどでこれをやる場合、内容はコピーできたとしても、細かいところの修正が必要だったり、何かと手間がかかります。これが一発でできれば営業さんのお仕事がとっても楽になりますね。

それではやってみます。

ZOHO CRM – 見積書から受注書・請求書への変換

手順は以下です。

※見積書からは、受注書 or 請求書のどちらか一方のみへの変換が一回だけ可能です。
一旦、見積書→受注書(請求書)を変換すると、見積書→請求書(受注書)への変換はできません。また、見積書から、2通以上の受注書や請求書の変換もできません。同様に、受注書から、2通以上の請求書の変換もできません。

もちろん、「見積書」がない場合、いきなり「受注書」や「請求書」を一から作成することも可能です。

<見積書→受注書へ変換>

見積書→受注書への変換をします。
(※受注書が必要ない場合、見積書→請求書も可能です。)

1.メニューバーの「見積書」をクリックし、変換したい見積書の「件名」のところをクリック。

0015見積書9

2.見積書が表示されたら「編集」ボタンをクリックします。
必要に応じて「見積書ステージ」を「受注」に変更し「保存」ボタンをクリックします。
(これをやらなくても、手順3以降の変換は行えます。)

0016見積→受注→請求1

3.「次のステップへ」ボタンをクリックし「受注書」をクリックします。
(請求書に変換する場合は「請求書」をクリック。)

0016見積→受注→請求2

4.上の方に「読込中…」の表示が数秒でたあと、「受注書」の作成が完了します。「編集」ボタンをクリックして中身を確認します。

0016見積→受注→請求3

5.「受注書」の内容が確認・変更できます。

0016見積→受注→請求4

6.必要に応じて「ステータス」を「承認済み」などに変更して「保存」をクリックします。変更しない場合は「キャンセル」をクリックします。

0016見積→受注→請求5

ステータスが「承認済み」に変更されました。

0016見積→受注→請求5-2

7.メニューバーの「受注書」をクリックすると、受注書の一覧が表示されます。いま作成した受注書があるのが確認できます。

0016見積→受注→請求6

8.ここで、メニューバーの「見積書」をクリックして、いま変換した見積書の「件名」のところをクリックし、見積書を確認します。

すると、下の方に「受注書」という項目が表示され、変換処理で作成された「受注書」が表示されているのが分かります。

0016見積→受注→請求14

また、この画面で、手順3ではあった「次のステップへ」ボタンが無くなっているのが分かりますね。一度、見積書から「受注書」or「請求書」を作成すると、2つめの作成はできなくなりました。

<受注書→請求書へ変換>

次に、受注書→請求書への変換をします。

9.手順7の画面から、該当の「件名」をクリックして、受注書を表示させます。「次のステップへ」ボタンをクリックし「請求書」をクリックします。

0016見積→受注→請求7

親切にも「在庫がないよ」というアラートがでます。とりあえずここは無視して「OK」を押します。

0016見積→受注→請求8

10.上の方に「読込中…」の表示が数秒でたあと、「請求書」の作成が完了します。「編集」ボタンをクリックして中身を確認します。

0016見積→受注→請求9

11.「請求書」の内容が確認・変更できます。

0016見積→受注→請求10

12.「請求書発行日」「期限」が空欄なので、それぞれ入力します。
必要に応じて「ステータス」を「作成済み」から「承認済み」などに変更して「保存」をクリックします。

0016見積→受注→請求11

「請求書」が作成できました。

0016見積→受注→請求12

13.メニューバーの「請求書」をクリックすると、請求書の一覧が表示されます。いま作成した請求書があるのが確認できます。

0016見積→受注→請求13

14.ここで、メニューバーの「受注書」をクリックして、いま変換した受注書の「件名」のところをクリックし、受注書を確認します。

すると、下の方に「請求書」という項目が表示され、変換処理で作成された「請求書」が表示されているのが分かります。

0016見積→受注→請求15

また、この画面で、手順9ではあった「次のステップへ」ボタンが無くなっているのが分かりますね。一度、受注書から「請求書」を作成すると、2つめの作成はできなくなりました。

ここでひとつ疑問:
上記の「受注書」の画面で、ステータスが「処理完了」に変っています。
(手順6と9の通り、ステータスは「承認済み」のはずです。)
どうやら、「受注書」→「請求書」に変換すると「受注書」のステータスが自動的に「処理完了」になるようです。

しかし「見積書」→「受注書」or「請求書」に変換しても「見積書」のステータスは自動では変りません。

「請求書」を作成した時点で《受注》が確定していないこともあるかもしれないので、手動の方がいい気もしますが、自動的に変更されても後で変更が効くので、その方がスムーズかもしれませんね。
だとしたら「見積書」の方も、自動的に変更した方がいい気がします。

仕様なのか?バグなのか?不明ですが、どちらかに統一して欲しい気もします。

まとめ

「見積書」から「受注書」や「請求書」への変換が簡単に、ボタンひとつで変換できました。これはとても便利だと思います。

一度作成したら、2つめは作成できないのも、2回請求することを避けるためにもいいと思います。

また、メニューバーの「取引先」「連絡先」から、顧客の情報を確認すると、下記のように、顧客単位で「見積書」「受注書」「請求書」が一覧で表示されます。

0016見積→受注→請求16

顧客の現在の商談の進み具合がわかったり、過去にどんな提案や契約をしていたのかが、一目で分かるようになっています。管理も煩雑にならずに、会社内でも情報共有することができます。

次回は、ZOHO CRMの見積書のテンプレートの作成をしてみたいと思います。


ZOHO CRM – 見積書の作成・管理


こんにちは。

営業において、たくさんのお客様のお相手をしていると、どの会社の誰にいつどんな提案や見積り、契約をしたのか?わからなくなってしまいがちです。
エクセルなどで共有していたとしても、管理が煩雑になりがちです。

また、ちゃんと管理されていなかったりすると、過去のメールなどを検索して、やりとりを把握するなんていう無駄な作業をするはめになります。
これは大変な労力ですよね。

これらの見積りや請求書などを、お客様ごとに管理し、過去のやりとりを参照できると、時間の節約にもなり、営業活動に役立つことでしょう。

今回は、ZOHO CRMにおける、見積書の作成と管理をやってみたいと思います。

※ZOHO CRMにおける見積書・請求書の機能は、プロフェッショナル以上の有料プランである必要があります。

ZOHOインボイスという専用ツールもありますが、こちらも追って検証したいと思います。

ZOHO CRM – 見積書の作成・管理

手順は大きく分けて、下記2つです。

<見積書の作成>

1.メニューバーの「見積書」をクリックし「見積書の作成」をクリックするか、右端の「+ 新しい見積書」をクリックします。

0015見積書1

2.「見積書の作成」画面が開いたら、見積書の項目を設定していきます。

(取引先を指定)※あらかじめ、取引先を登録しておきます。
0015見積書2

(連絡先を指定)※あらかじめ、連絡先を登録しておきます。
0015見積書3

(商品を指定)※あらかじめ、商品を登録しておきます。
0015見積書4

(消費税を設定)
0015見積書5-1

各商品の値段や「見積りステージ」(見積りのステータス)など、その他の項目も必要に応じて設定します。

3.設定が終わったら、「保存」をクリックします。

0015見積書5-2

4.見積書が作成できました。

0015見積書6

5.見積書を印刷してみます。
見積書の上の「さらに」をクリックして「印刷プレビュー」をクリック。
その他、pdfでの保存や、メール送信もできます。

0015見積書7

6.表示形式から「HTML」or「PDF」を選び、印刷ボタンを押します。

0015見積書8

ZOHO CRMの見積書はデフォルトでは、欧米圏仕様のフォーマットしかありません。
トップが「宛先(〜様)」でなく自社の名前(↑の画面の黒く塗りつぶされているところ)になっていたり、住所が番地からはじまったり、日本人にはかなり違和感があります。また、3で設定した「件名」「詳細情報」がなく、「Draft」「交渉中」などの「見積書ステージ」などが表示されてしまっています。
見積書のテンプレートを作成することが可能なので、日本人が慣れているフォーマットに変更できるのかどうか、後日試してみたいと思います。

<見積書の管理>

7.メニューバーの「見積書」をクリックすると、見積書の一覧が表示されます。「件名」をクリックします。

0015見積書9

8.見積書の画面(手順5の画面)になります。
「編集」ボタンをクリックすると、3の画面になり、各見積書の確認・修正が行えます。

0015見積書13

お客様との商談の進行具合によって、「見積書ステージ」(見積りのステータス)の変更や、内容を修正することができます。

0015見積書12

9.7の見積書の一覧か、8の見積書の右端の「関連項目」か、メニューバーの「取引先」「連絡先」から、各「取引先」や「連絡先」ごとに、現在や過去にどんな見積書を作成したのかが一覧で確認できます。

(8の見積書の右端)
0015見積書10

「取引先」や「連絡先」の詳細画面を表示すると、下の方に「見積書」というカテゴリがあり、そこに「取引先」や「連絡先」に作成した見積書が一覧表示され、確認ができます。

0015見積書11

まとめ

見積書の作成が簡単に行えたと思います。

よく利用する商品などを登録しておけば、項目自体に毎回悩む必要もなくなります。

また、顧客(「取引先」や「連絡先」)ごとに、どんな見積りが進行中か?過去にどんな提案や契約をしているのかが、一目でわかり、会社内で共有できるので、営業活動にとても役に立つと思います。

ただ、テンプレートが欧米圏仕様なので、どこまで日本人にあったテンプレートを作成できるのか、が肝になると思います。こちらを後日試してみたいです。

次回は、ZOHO CRMの「見積書」から「受注書」「請求書」への変換をやってみたいと思います。


ZOHOキャンペーンのステップメール(グループ指定)


こんにちは。

今日は、ZOHOキャンペーンにおいて、送りたいグループを指定して連続したメールを送付する、ステップメールの検証をします。

ZOHOキャンペーン – ステップメール(グループ指定)

※本機能は、ZOHOキャンペーンの有料プランが必要です。

手順は下記です。

《ステップメール – 作成(グループ指定)》

1.メニューバーの「自動化」をクリックして右側の「自動メール送信の作成」をクリックし、左から3番目の「非公開のグループ」の「選択」をクリックします。

0007ステップメール0

2.ステップメールの名前を入力し、送りたいリストを選択し(ここでグループの選択は任意のようです)「作成」をクリック。

0011グループステップ1

3.最初の「メッセージの作成」をクリックします。

0011グループステップ2

4.最初に送るメッセージの内容を設定し「次へ >」をクリックします。

0011グループステップ32

5.メールを作成し「レビュー依頼」をクリック。

0011グループステップ4

6.3〜5を繰り返し、「フォロー用メッセージ」を作成します。今回は、フォロー用メッセージを2つ作成しました。

0011グループステップ9

7.3つのメッセージのレビューが完了しました。
(※今回レビューが保留になってしまい、承認に数日かかりました。サポートに問い合わせたところ「本当のお客様にテストのテンプレートを送付しようとしている」と判断されたため、と回答がありました。本来なら、マニュアルには10分程とあります。)

0011グループステップ10

これでステップメールが作成できました。

《ステップメール – スケジュール設定》

次にステップメールのスケジュールを設定します。

8.「FollowUp Message 1」「FollowUp Message 2」の「送信の設定」をクリックし、今回はそれぞれ、最初のメッセージの「1」日後、最初のメッセージの「2」日後に設定します。
※グループ指定のステップメールでは、2つめ以降のメッセージは、時間単位でなく、日単位でしか設定できないようです。

0011グループステップ11

0011グループステップ12

9.「First Message」の送信設定をします。
今回は「送信の設定」の「すぐに送信」をクリックします。

0011グループステップ13

「First Message」が「まもなく送信」に変りました。
これでステップメールのスケジュール設定ができました。

0011グループステップ14

《ステップメールの送信確認》

10.4で指定した送信者アドレスに、メッセージが送信された旨を知らせるメールが届き、もう一度、作成したステップメールを確認すると、「First Message」が「送信済み」になっているのが分かります。他のメッセージは「予定」のままです。

0011グループステップ15

11.さらに「レポートの表示 >>」をクリックすると、開封率・クリック率、時間ごとの開封状況や地域ごとの開封状況がグラフで表示され、視覚的に分かり易いものとなっています。

0011グループステップ16

12.「FollowUp Message 1」「FollowUp Message 2」に設定した2日後を過ぎると、「FollowUp Message 1」「FollowUp Message 2」も「送信済み」になっているのが分かります。

0011グループステップ17

13.「FollowUp Message 1」の「レポートの表示 >>」をクリックすると、最初のメッセージと同様に、開封率・クリック率などがグラフで表示されています。

疑問:上の棒グラフでは、開封数は「2」であるのに、真ん中のグラフの「Opens」の数の合計がなぜか「4」になっています。実際は「2」が合っています。(現在サポートに問合せ中。返事があり次第更新します。)

追記2015/12/6:サポートから回答あり。
棒グラフは、同じ人が開いても、1つしかカウントされないのに対し、真ん中のグラフは、同じ人に関係なく、メールが開かれた回数、が表示される仕様だそうです。

0011グループステップ18

14.「FollowUp Message 2」の「レポートの表示 >>」をクリックすると、最初のメッセージと同様に、開封率・クリック率などがグラフで表示されています。

0011グループステップ19

まとめ

グループ(or リスト)を指定して、ステップメールの送信ができました。

任意のグループに対し、ステップメールを用いてプロモーションが行えます。

また、他のステップメールやキャンペーンメールと同様に、開封率・クリック率、時間ごとの開封状況や地域ごとの開封状況がグラフで表示され、視覚的に分かり易いため、プロモーションの有効性が確認できます。
また、連絡先からも誰がどのキャンペーンやプロモーションに興味もったのか(開封したのか?クリックしたのか?)が分かるので、顧客ごとの細やかなサービスにつなげる事もできるでしょう。


ZOHOキャンペーンのステップメール(カレンダー指定)


こんにちは。

前回は、ZOHOキャンペーンのユーザー登録時に送られるステップメールの検証をしました。

次は、カレンダーで送る日付を指定したステップメールの検証をします。それでは、クリスマスに向けたステップメールを送ってみましょう。

ZOHOキャンペーン – ステップメール(カレンダー指定)

※本機能は、ZOHOキャンペーンの有料プランが必要です。

手順は下記です。

《ステップメールの作成(カレンダー指定)》

1.メニューバーの「自動化」をクリックし、「自動メール送信の作成」をクリックし、右から2番目の「カレンダー」の「選択」をクリックします。

0007ステップメール0

2.ステップメールの「名前」を設定し「メール送信対象リスト」を選択します。今回は、毎年繰り返さないで設定。「作成」をクリック。

0013カレンダーステップ1

3.最初の「メッセージの作成」をクリックします。

0013カレンダーステップ2

4.「プロモーション名」を設定し、メールを送る基準日を選択します。日付を指定することも、「◯月の第◯週目の◯曜日」という風に設定することもできます。「Save」をクリック。

0013カレンダーステップ3

5.最初のメッセージの内容を設定し「次へ >」をクリック。

0013カレンダーステップ41

6.「レビュー依頼」をクリックして、必要に応じて、次の「メッセージを作成」をクリックします。次のメッセージを作成しない場合は10へ。

0013カレンダーステップ5

7.「プロモーション名」を設定し、メールを送る基準日を選択し、「Save」をクリック。

0013カレンダーステップ6

8.次のメッセージの内容を設定し「次へ >」をクリック。

0013カレンダーステップ71

9.「レビュー依頼」をクリックします。

0013カレンダーステップ8

10.2つのメッセージのレビューが完了しました。今回は5〜10分程度で終了しました。

0013カレンダーステップ9

11.「有効化」をクリックします。
「レビュー済み」だったところが「予定」に変ります。

0013カレンダーステップ10

《ステップメールの送信確認》

12.最初のメッセージで指定した日時をすぎ、自動でメッセージが送られると、5で指定した送信者アドレスに、メッセージが送信された旨を知らせるメールが届きます。

(メールの本文)
0013カレンダーステップ14

13.メニューバーの「自動化」をクリックすると、作成したカレンダー指定のステップメール「クリスマス限定企画☆」の右側の「送信済み」が「1件」、「予定」が「1件」となっています。

0013カレンダーステップ11

14.対象のステップメールをクリックすると、最初のメールの送信状況が表示されます。次のメッセージは「予定」のままです。

0013カレンダーステップ12

15.さらに「レポートの表示 >>」をクリックすると、開封率・クリック率、時間ごとの開封状況や地域ごとの開封状況がグラフで表示され、視覚的に分かり易いものとなっています。

0013カレンダーステップ13

16.(6で次のメッセージを作成した場合)2つ目のメッセージで指定した日時をすぎ、自動でメッセージが送られると、8で指定した送信者アドレスに、メッセージが送信された旨を知らせるメールが届きます。

(メールの本文)
0013カレンダーステップ15

17.(6で次のメッセージを作成した場合)メニューバーの「自動化」をクリックすると、作成したカレンダー指定のステップメール「クリスマス限定企画☆」の右側の「送信済み」が「2件」となっています。

0013カレンダーステップ16

18.(6で次のメッセージを作成した場合)対象のステップメールをクリックすると、2つ目のメールの送信状況が確認できます。

0013カレンダーステップ17

19.(6で次のメッセージを作成した場合)さらに「レポートの表示 >>」をクリックすると、最初のメッセージと同様に、開封率・クリック率などがグラフで表示されています。

0013カレンダーステップ18

まとめ

カレンダーの日付を指定して、ステップメールの送信ができました。

季節ごとのおしらせや、期間限定のキャンペーンなど、カレンダーの日付を指定して、プロモーションが行えます。

また、他のステップメールやキャンペーンメールと同様に、開封率・クリック率、時間ごとの開封状況や地域ごとの開封状況がグラフで表示され、視覚的に分かり易いため、プロモーションの有効性が確認できます。
また、連絡先からも誰がどのキャンペーンやプロモーションに興味もったのか(開封したのか?クリックしたのか)が分かるので、顧客ごとの細やかなサービスにつなげる事もできるでしょう。