月: 2015年11月

こんにちは。

前回は、ZOHOインボイスの見積書の作成・管理を行いました。

今回は、ZOHOインボイスの見積書から請求書への変換をやりたいと思います。

ZOHOインボイス – 見積書→請求書への変換

手順は以下です。

• 請求書の作成
• 請求書テンプレートの作成
• 請求書の管理

＜請求書の作成＞

１．サイドバーの「売上」をクリックし「見積書」をクリックして、該当の見積書をクリックして表示させます。
左上の「請求書に変換」ボタンをクリックします。

２．ここで、見積書から請求書に引き継ぐ項目の選択ができます。
必要に応じて、チェックボックスをクリックして「保存して続ける」をクリック。

３．次に取引の設定をして「保存して続ける」をクリックします。

４．請求書の設定画面になりました。

必要に応じて、各項目を変更・入力します。

入力が終わったら「下書きして保存する」をクリックします。
（隣に「保存して送信する」ボタンがありますが、これをクリックすると顧客に請求書を送信する画面に進みます。これは今回は使いません。）

５．請求書ができました。
左上には「下書き」というリボンがついていて状態が判り易いです。
（４．で「保存して送信する」ボタンからメール送信した場合は、このリボンが「送信済み」になります。）

ZOHO CRMのデフォルトの請求書と比べると、日本でも通じるフォーマットになっていますが、まだいくつか直したいところがあります。

• 件名がない。
• 支払い条件が「カスタム」？とかなってる。

なので、テンプレートを新しく作成してみます。

＜請求書テンプレートの作成＞

６．右上の設定マーク（ボルトマーク？）をクリックして「詳細設定」をクリックします。

７．すると、左のサイドバーに設定項目がでてきますので「テンプレート」をクリックします。上から２番目の「請求書」をクリックします。

右端の「新しいテンプレート」の「+New」ボタンをクリックします。

８．テンプレートの一覧がでてきます。今回は、３段目の左端の「スタンダード-日本風（社員欄無し）」をクリックします。

９．テンプレートのカスタマイズ画面がでてきます。
サイドバーから修正していきます。

まず、「テンプレートのプロパティ」タブから「テンプレート名」を設定します。ここでは「請求書 – 日本（Webデザイン）」にします。

１０．次に下の方にスクロールして「ヘッダーと請求書の情報」をいうタブをクリックして表示させます。

※新しく「件名」を作る事ができないので、苦肉の策として、「請求書」という文字の中に件名を入れてみます。

下記を修正します。

• ドキュメントの件名：「請求書」→「請求書（Webデザイン）」に変更。
• 文書のタイトルのフォント：「28」→「17」に変更。※タイトルの改行を防ぐため。
• 「請求日　支払い条件」のチェックボックスを外す。

１１．さらに、下にスクロールして「フッター」をいうタブをクリックして表示させます。
「決済オプション」のチェックボックスを外します。

「保存」ボタンをクリックします。

新しく請求書のテンプレートを作成できました。
（ZOHO CRMの請求書のカスタマイズと比べると、とても簡単です。）

１２．それでは、請求書を新しく作成したテンプレートに変更しましょう。

サイドバーが「設定」のままになっていますから、サイドバーの一番上の「< 戻る」をクリックして、「売上」→「請求書」をクリックし、先ほど作成した請求書をクリックします。

まだ前のテンプレートのままですね。
ここで、一番下の「テンプレート：”Standard Template” 変更」の「変更」をクリックします。

１３．一番右の、今作成した「請求書 – 日本（Webデザイン）」をクリックして「OK」をクリック。

１４．はい。新しいテンプレートで表示されました。

「請求書（Webデザイン）」の文字が小さいですが仕方がありません。他は特に問題ないようです。

テンプレートを修正したい場合には、手順７の画面でそのテンプレートの「編集」をクリックして、９〜１２を繰り返します。

必要に応じて、左上のPDFマークをクリックして.pdfを保存・印刷できます。

１５．お客様へ請求書をお渡ししたら「詳細を表示する」を「送信済みにする」をクリックしてステータスを変更します。

左上のリボンが「送信済み」に変りました。

１６．お客様から支払いがあったら「支払いの記録」をクリックして、項目を入力して「支払いの記録」をクリックします。

左上のリボンが「支払い済み」に変りました。

１７．また、手順１で、変換した見積書を表示すると、左上のリボンのステータスが「請求済み」に変っているのが確認できます。

＜請求書の管理＞

１８．サイドバーの「売上」をクリックし「請求書」をクリックすると、請求書の一覧が表示されます。

また、サイドバーの「連絡先」をクリックし、該当の連絡先をクリックすると、連絡先の詳細が表示されます。ここの「取引」タブをクリックすると「フィルタ：請求書」が選択されて、請求書の一覧が表示されます。

これで、会社単位や取引先単位で、過去の請求書を簡単に確認できるので、会社内での情報共有が煩雑にならず、次の提案などにも役立つでしょう。

まとめ

請求書も見積書と同様に、CRMの請求書（カスタマイズ）よりは、美しいレイアウトですが、インボイスは「件名」を新たに入れられません（※）。

※手順１１のサイドバーに表示される「プロジェクト名」が「件名」として有効に活用できないかトライしましたが、「プロジェクト名」は、別に「プロジェクト」を作成しなければならず「プロジェクト」からは「見積書」が作成できず、「請求書」のみが作成可能であるなど、いろいろと使いづらい印象です。

ZOHO CRMと、ZOHOインボイスの請求書の比較は、ZOHOインボイスの見積書の管理・作成の、最後のまとめを参照ください。

ひとまず、ここまでで、ZOHOの見積・請求機能の検証はひと区切りできました。

2015/12/9追記：
インボイスの見積書・請求書についていくつか懸念事項がでてきたので追記します。
・件名が入れられない。プロジェクト名は使いにくい（これは上述の通り）。
・相手先の会社名に「御中」「様」がつけられない。
・見積先・請求先の市と県が逆。「立川市 東京都」のようになる。
・相手先の担当者が設定できない。

また、インボイスでは、月単位での請求ができるようなので、月締めでの請求を管理したい場合は、こちらを利用すると便利かもしれません。

こんにちは。

前回は、ZOHOインボイスのZOHO CRMの連絡先との同期をやりました。

今回は、早速、ZOHOインボイスで見積書を作成してみましょう。

ZOHOインボイス – 見積書の作成

手順は以下です。

• 見積書の作成
• 見積書テンプレートの作成
• 見積書の管理

＜見積書の作成＞

１．サイドバーの「売上」をクリックし下に出てくる「見積書」をクリックします。「新しい見積書の作成」をクリックします。

２．見積書の作成画面がでますので、それぞれの項目を入力していきます。

営業担当者が登録されていない場合には、その場で新しく作成します。

商品の詳細の項目も入力し、税金が設定されていない場合には新しく設定します。

全部入力できたら、とりあえず「下書きとして保存する」をクリック。
（隣に「保存して送信する」ボタンがありますが、これをクリックすると顧客に見積書を送信する画面に進みます。これは今回は使いません。）

３．見積書が作成できました。
左上には「下書き」というリボンがついていて状態が判り易いです。
（２．で「保存して送信する」ボタンからメール送信した場合は、このリボンが「送信済み」になります。）

ZOHO CRMのデフォルトの見積書と比べると、まあまあ日本でも通じるフォーマットになっていますが、まだいくつか直したいところがあります。

• 件名がない。
• 見積書なのに「請求先」「請求日」となっている。
• 始めに自社の名前と住所が表示されている。

なので、テンプレートを新しく作成してみます。

＜見積書テンプレートの作成＞

４．右上の設定マーク（ボルトマーク？）をクリックして「詳細設定」をクリックします。

５．すると、左のサイドバーに設定項目がでてきますので「テンプレート」をクリックします。上から１番目の「見積書」をクリックします。

右端の「新しいテンプレート」の「+New」ボタンをクリックします。

６．テンプレートの一覧がでてきます。今回は、３段目の左端の「スタンダード-日本風（社員欄無し）」をクリックします。

７．テンプレートのカスタマイズ画面がでてきます。
サイドバーから修正していきます。

まず、「テンプレートのプロパティ」タブから「テンプレート名」を設定します。ここでは「見積書 – 日本」にします。

８．次に下の方にスクロールして「ヘッダーと請求書（？）の情報」をいうタブをクリックして表示させます。

※どうやら新しく「件名」を作る事ができないようなので、苦肉の策として、「見積書」という文字の中に件名を入れてみることにしました。

下記を修正します。

• ドキュメントの件名：「見積書」→「見積書（Webデザイン）」に変更。
• 文書のタイトルのフォント：「28」→「17」に変更。※タイトルの改行を防ぐため。
• 日付の項目：「請求日」→「見積日」に変更。
• 請求先：「請求先」→「見積先」に変更。

修正できたら「保存」をクリック。

新しくテンプレートを作成できました。

（ZOHO CRMの見積書のカスタマイズと比べると、とても簡単です。）

９．それでは、見積書を新しく作成したテンプレートに変更しましょう。

サイドバーが「設定」のままになっていますから、サイドバーの一番上の「< 戻る」をクリックして、「売上」→「見積書」をクリックし、先ほど作成した見積書をクリックします。

まだ前のテンプレートのままですね。
ここで、一番下の「テンプレート：”Standard Template” 変更」の「変更」をクリックします。

１０．一番右の、今作成した「見積書 – 日本」をクリックして「OK」をクリック。

１１．はい。新しいテンプレートで表示されました。

「見積書（Webデザイン）」の文字が小さいですが仕方がありません。他は特に問題ないようです。

テンプレートを修正したい場合には、手順５の画面でそのテンプレートの「編集」をクリックして、７〜９を繰り返します。

１２．必要に応じて、左上のPDFマークをクリックして.pdfを保存・印刷できます。

以上で、ZOHOインボイスでの見積書の作成ができました。

＜見積書の管理＞

１３．サイドバーの「売上」をクリックし「見積書」をクリックすると、見積書の一覧が表示されます。

また、サイドバーの「連絡先」をクリックし、該当の連絡先をクリックすると、連絡先の詳細が表示されます。ここの「取引」タブをクリックし「フィルタ：請求書」→「フィルタ：見積書」に変更すると、見積書の一覧が表示されます。

（上記２つのスクショがステータスが「請求済み」となっているのは、請求書への変換を行った後のものだからです。）

これで、会社単位や取引先単位で、過去の見積書を簡単に確認できるので、会社内での情報共有が煩雑にならず、次の提案などにも役立つでしょう。

まとめ

ZOHO CRMと、ZOHOインボイスの見積書を比べると、

インボイスの見積書の方が、CRMの見積書（カスタマイズ）よりは、美しいレイアウトな気がします。

しかし、インボイスは「件名」を新たに入れられないのが痛いです。
今回の方法だと、あまり長い名前だと、レイアウトがおかしくなってしまうでしょう。CRMは、「件名」を入れらます。両者を比較すると、、、

ZOHOインボイスの見積書・請求書：

メリット：レイアウトが美しい。テンプレートの変更が簡単。
デメリット：件名が入れられない。CRM＋年間18800がかかる。

ZOHO CRMの見積書・請求書：

メリット：レイアウトがインボイスに比べて劣る。件名が入れられる。
デメリット：テンプレートの変更が少し大変。

というわけで、個人的には、見積書・請求書を管理するというだけの観点でいうと、CRMで十分かと思います。（ZOHOインボイスは、ZOHO CRMのオプション的な位置付けです。詳しくは、ZOHOインボイスの登録を参照。）

インボイスは、さらに見積・請求と関連してプロジェクト・売上・工数・経費の管理などさまざまな機能があるようなので、こちらを利用したい場合には、インボイスの方が価値があるかも知れません。

次回は、ZOHOインボイスでの見積書→請求書への変換をやってみたいと思います。

2015/12/9追記：
インボイスの見積書・請求書についていくつか懸念事項がでてきたので追記します。
・件名が入れられない（これは上述の通り）。
・相手先の会社名に「御中」「様」がつけられない。
・見積先・請求先の市と県が逆。「立川市 東京都」のようになる。
・相手先の担当者が設定できない。

また、インボイスでは、月単位での請求ができるようなので、月締めでの請求を管理したい場合は、こちらを利用すると便利かもしれません。

こんにちは。

前回で、ZOHOインボイスへのユーザー登録ができました。

今回は、ZOHOインボイスの連絡先を、ZOHO CRMの連絡先と同期したいと思います。

ZOHOインボイス – 連絡先をZOHO CRMと同期

１．ZOHOにログインし、左のサイドバーの「連絡先」をクリックします。「Zoho CRMからインポート」をクリックします。

２．「Zoho CRMへの接続」をクリックします。

３．ダイアログがでますので、メアドを入力して、「ZOHO CRMのZCSキーを作成…」をクリックしてZSCキーを発行・入力し、保存ボタンをクリックします。

４．「連絡先」の「今すぐ設定」をクリック。

５．同期方法をいろいろ指定できます。指定したら一番下の「保存してインポートを開始」をクリック。

６．「連絡先」の連携が設定できました。

次に「商品」の「今すぐ設定」をクリック。

７．同期方法をいろいろ指定できます。指定したら一番下の「保存してインポートを開始」をクリック。

８．「商品」の連携の設定ができました。

次に「連絡先」の「今すぐインポート」をクリックして、インポートを開始します。「有効」→「インポート中です」の表示に変ります。

同様に「商品」の「今すぐインポート」をクリックして、インポートを開始します。「有効」→「インポート中です」の表示に変ります。

「連絡先」と「商品」のZOHO CRMとの同期ができました。
両方とも「有効」の表示に戻り、それぞれ「最終同期日時」が表示されています。今後は24時間ごとに更新されます。

９．「連絡先」データをみてみます。
サイドバーの「連絡先」をクリック。すると、ZOHO CRMの連絡先が同期されているのがわかります。

同様に「商品」データをみてみます。
サイドバーの「商品」をクリック。すると、ZOHO CRMの商品が同期されているのがわかります。

以上で、ZOHOインボイスと、ZOHO CRMの連絡先（と商品）の同期ができました。とても簡単ですね。

つぎは、ZOHOインボイスでの見積書の作成をやってみたいと思います。

こんにちは。

前回までで、ZOHO CRMの見積書・請求書の機能について検証してきました。

これから、ZOHOインボイスというツールを使った場合の見積書・請求書を作成してみたいとおもいます。

前提として、ZOHOインボイスと連携するのには、ZOHO CRMがプロフェッショナルプラン以上である必要があります。

また、ZOHO CRMの見積書・請求書の機能を使うにも、どちらにしろZOHO CRMがプロフェッショナル以上である必要があるので、ZOHOインボイスは、ZOHO CRMの見積書・請求書の機能のオプションツールのような扱いになっているようです。
（※ZOHO CRMの見積書・請求書を使わずCRMをスタンダード以下のままにして、ZOHOインボイスと連携する、ということができない。）

さらに、ZOHOインボイスの無料プランは顧客数が5までなので、ほんとにお試しでしかありません。仕事に導入するには、ZOHOインボイスをスタンダードプラン以上にする必要があるでしょう。

• ZOHO CRM…見積書・請求書機能は、プロフェッショナル（28800/年）以上
• ZOHO CRM…ZOHOインボイス連携は、プロフェッショナル（28800/年）以上
• ZOHOインボイス…顧客数6以上は、スタンダード（18000/年）以上

詳しくは、ZOHO CRMの機能一覧と、ZOHOインボイスの機能一覧をご覧ください。

それではまず、ZOHOインボイスへのユーザー登録を行います。
（ここでは、テストのため、無料プランへの申込です。）

ZOHOインボイス – ユーザー登録

１．ZOHOインボイスの機能一覧のページの「ユーザー登録（無料）」をクリックして登録を開始します。

２．既に、ZOHO CRMや、ZOHOキャンペーンなどでログインしていると、下記のように「もうログインしているよ」とメッセージが出ますので「ACCESS ZOHO INVOICE」ボタンをクリックします。

３．登録画面がでますので、項目を入力していきます。

入力ができたら「完了しました」ボタンをクリックします。

次の処理へと進むダイアログがでます。

ここで注意：「国」を選ぶと、それ以下が自動設定されるのですが、最後の「言語」だけは未設定のままになっています。そのままで「完了しました」ボタンをクリックすると、先に進むダイアログがでるのに、その後何のエラーもでずに、ダイアログが終わってしまいます。次のステップへは進みません。
このトラップに引っかかって、数十分無駄にしました。気をつけてください。

４．税金の設定画面になります。（日本語の画面に変っています。）
消費税の設定をして「次へ」をクリック。これは後からでも設定できるようです。

５．決済サービスの設定画面になります。とりあえず「次へ」をクリック。

６．テンプレート選択画面になります。
とりあえず、２段目真ん中の日本語表記のものを選択します。「終了するにはクリックしてください」をクリック。

７．ZOHOインボイスのページにログインできました。

これで、ユーザー登録は完了です。簡単ですね。

次回は、ZOHOインボイスの連絡先とZOHO CRMの連絡先の同期をやってみたいと思います。

こんにちは。

今日は、ZOHOキャンペーンにおいて、送りたいグループを指定して連続したメールを送付する、ステップメールの検証をします。

ZOHOキャンペーン – ステップメール（グループ指定）

※本機能は、ZOHOキャンペーンの有料プランが必要です。

手順は下記です。

• ステップメール – 作成（グループ指定）
• ステップメール – スケジュール設定
• ステップメール – 送信確認

《ステップメール – 作成（グループ指定）》

１．メニューバーの「自動化」をクリックして右側の「自動メール送信の作成」をクリックし、左から３番目の「非公開のグループ」の「選択」をクリックします。

２．ステップメールの名前を入力し、送りたいリストを選択し（ここでグループの選択は任意のようです）「作成」をクリック。

３．最初の「メッセージの作成」をクリックします。

４．最初に送るメッセージの内容を設定し「次へ >」をクリックします。

５．メールを作成し「レビュー依頼」をクリック。

６．３〜５を繰り返し、「フォロー用メッセージ」を作成します。今回は、フォロー用メッセージを２つ作成しました。

７．３つのメッセージのレビューが完了しました。
（※今回レビューが保留になってしまい、承認に数日かかりました。サポートに問い合わせたところ「本当のお客様にテストのテンプレートを送付しようとしている」と判断されたため、と回答がありました。本来なら、マニュアルには10分程とあります。）

これでステップメールが作成できました。

《ステップメール – スケジュール設定》

次にステップメールのスケジュールを設定します。

８．「FollowUp Message 1」「FollowUp Message 2」の「送信の設定」をクリックし、今回はそれぞれ、最初のメッセージの「1」日後、最初のメッセージの「2」日後に設定します。
※グループ指定のステップメールでは、２つめ以降のメッセージは、時間単位でなく、日単位でしか設定できないようです。

９．「First Message」の送信設定をします。
今回は「送信の設定」の「すぐに送信」をクリックします。

「First Message」が「まもなく送信」に変りました。
これでステップメールのスケジュール設定ができました。

《ステップメールの送信確認》

１０．４で指定した送信者アドレスに、メッセージが送信された旨を知らせるメールが届き、もう一度、作成したステップメールを確認すると、「First Message」が「送信済み」になっているのが分かります。他のメッセージは「予定」のままです。

１１．さらに「レポートの表示 >>」をクリックすると、開封率・クリック率、時間ごとの開封状況や地域ごとの開封状況がグラフで表示され、視覚的に分かり易いものとなっています。

１２．「FollowUp Message 1」「FollowUp Message 2」に設定した2日後を過ぎると、「FollowUp Message 1」「FollowUp Message 2」も「送信済み」になっているのが分かります。

１３．「FollowUp Message 1」の「レポートの表示 >>」をクリックすると、最初のメッセージと同様に、開封率・クリック率などがグラフで表示されています。

疑問：上の棒グラフでは、開封数は「2」であるのに、真ん中のグラフの「Opens」の数の合計がなぜか「4」になっています。実際は「2」が合っています。（現在サポートに問合せ中。返事があり次第更新します。）

追記2015/12/6：サポートから回答あり。
棒グラフは、同じ人が開いても、１つしかカウントされないのに対し、真ん中のグラフは、同じ人に関係なく、メールが開かれた回数、が表示される仕様だそうです。

１４．「FollowUp Message 2」の「レポートの表示 >>」をクリックすると、最初のメッセージと同様に、開封率・クリック率などがグラフで表示されています。

まとめ

グループ（or リスト）を指定して、ステップメールの送信ができました。

任意のグループに対し、ステップメールを用いてプロモーションが行えます。

また、他のステップメールやキャンペーンメールと同様に、開封率・クリック率、時間ごとの開封状況や地域ごとの開封状況がグラフで表示され、視覚的に分かり易いため、プロモーションの有効性が確認できます。
また、連絡先からも誰がどのキャンペーンやプロモーションに興味もったのか（開封したのか？クリックしたのか？）が分かるので、顧客ごとの細やかなサービスにつなげる事もできるでしょう。

こんにちは。

前回は、ZOHOキャンペーンのユーザー登録時に送られるステップメールの検証をしました。

次は、カレンダーで送る日付を指定したステップメールの検証をします。それでは、クリスマスに向けたステップメールを送ってみましょう。

ZOHOキャンペーン – ステップメール（カレンダー指定）

※本機能は、ZOHOキャンペーンの有料プランが必要です。

手順は下記です。

• ステップメールの作成（カレンダー指定）
• ステップメールの送信確認

《ステップメールの作成（カレンダー指定）》

１．メニューバーの「自動化」をクリックし、「自動メール送信の作成」をクリックし、右から２番目の「カレンダー」の「選択」をクリックします。

２．ステップメールの「名前」を設定し「メール送信対象リスト」を選択します。今回は、毎年繰り返さないで設定。「作成」をクリック。

３．最初の「メッセージの作成」をクリックします。

４．「プロモーション名」を設定し、メールを送る基準日を選択します。日付を指定することも、「◯月の第◯週目の◯曜日」という風に設定することもできます。「Save」をクリック。

５．最初のメッセージの内容を設定し「次へ >」をクリック。

６．「レビュー依頼」をクリックして、必要に応じて、次の「メッセージを作成」をクリックします。次のメッセージを作成しない場合は１０へ。

７．「プロモーション名」を設定し、メールを送る基準日を選択し、「Save」をクリック。

８．次のメッセージの内容を設定し「次へ >」をクリック。

９．「レビュー依頼」をクリックします。

１０．２つのメッセージのレビューが完了しました。今回は５〜１０分程度で終了しました。

１１．「有効化」をクリックします。
「レビュー済み」だったところが「予定」に変ります。

《ステップメールの送信確認》

１２．最初のメッセージで指定した日時をすぎ、自動でメッセージが送られると、５で指定した送信者アドレスに、メッセージが送信された旨を知らせるメールが届きます。

（メールの本文）

１３．メニューバーの「自動化」をクリックすると、作成したカレンダー指定のステップメール「クリスマス限定企画☆」の右側の「送信済み」が「１件」、「予定」が「１件」となっています。

１４．対象のステップメールをクリックすると、最初のメールの送信状況が表示されます。次のメッセージは「予定」のままです。

１５．さらに「レポートの表示 >>」をクリックすると、開封率・クリック率、時間ごとの開封状況や地域ごとの開封状況がグラフで表示され、視覚的に分かり易いものとなっています。

１６．（６で次のメッセージを作成した場合）２つ目のメッセージで指定した日時をすぎ、自動でメッセージが送られると、８で指定した送信者アドレスに、メッセージが送信された旨を知らせるメールが届きます。

（メールの本文）

１７．（６で次のメッセージを作成した場合）メニューバーの「自動化」をクリックすると、作成したカレンダー指定のステップメール「クリスマス限定企画☆」の右側の「送信済み」が「２件」となっています。

１８．（６で次のメッセージを作成した場合）対象のステップメールをクリックすると、２つ目のメールの送信状況が確認できます。

１９．（６で次のメッセージを作成した場合）さらに「レポートの表示 >>」をクリックすると、最初のメッセージと同様に、開封率・クリック率などがグラフで表示されています。

まとめ

カレンダーの日付を指定して、ステップメールの送信ができました。

季節ごとのおしらせや、期間限定のキャンペーンなど、カレンダーの日付を指定して、プロモーションが行えます。

また、他のステップメールやキャンペーンメールと同様に、開封率・クリック率、時間ごとの開封状況や地域ごとの開封状況がグラフで表示され、視覚的に分かり易いため、プロモーションの有効性が確認できます。
また、連絡先からも誰がどのキャンペーンやプロモーションに興味もったのか（開封したのか？クリックしたのか）が分かるので、顧客ごとの細やかなサービスにつなげる事もできるでしょう。