ZOHOインボイス – 見積書から請求書へ変換


こんにちは。

前回は、ZOHOインボイスの見積書の作成・管理を行いました。

今回は、ZOHOインボイスの見積書から請求書への変換をやりたいと思います。

ZOHOインボイス – 見積書→請求書への変換

手順は以下です。

<請求書の作成>

1.サイドバーの「売上」をクリックし「見積書」をクリックして、該当の見積書をクリックして表示させます。
左上の「請求書に変換」ボタンをクリックします。

0020インボイス見積145

2.ここで、見積書から請求書に引き継ぐ項目の選択ができます。
必要に応じて、チェックボックスをクリックして「保存して続ける」をクリック。

0020インボイス請求1

3.次に取引の設定をして「保存して続ける」をクリックします。

0020インボイス請求2

4.請求書の設定画面になりました。

必要に応じて、各項目を変更・入力します。

0020インボイス請求3-1
0020インボイス請求3-2

入力が終わったら「下書きして保存する」をクリックします。
(隣に「保存して送信する」ボタンがありますが、これをクリックすると顧客に請求書を送信する画面に進みます。これは今回は使いません。)

5.請求書ができました。
左上には「下書き」というリボンがついていて状態が判り易いです。
(4.で「保存して送信する」ボタンからメール送信した場合は、このリボンが「送信済み」になります。)

0020インボイス請求4

ZOHO CRMのデフォルトの請求書と比べると、日本でも通じるフォーマットになっていますが、まだいくつか直したいところがあります。

  • 件名がない。
  • 支払い条件が「カスタム」?とかなってる。

なので、テンプレートを新しく作成してみます。

<請求書テンプレートの作成>

6.右上の設定マーク(ボルトマーク?)をクリックして「詳細設定」をクリックします。

0020インボイス請求5

7.すると、左のサイドバーに設定項目がでてきますので「テンプレート」をクリックします。上から2番目の「請求書」をクリックします。

右端の「新しいテンプレート」の「+New」ボタンをクリックします。

0020インボイス請求6

8.テンプレートの一覧がでてきます。今回は、3段目の左端の「スタンダード-日本風(社員欄無し)」をクリックします。

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9.テンプレートのカスタマイズ画面がでてきます。
サイドバーから修正していきます。

まず、「テンプレートのプロパティ」タブから「テンプレート名」を設定します。ここでは「請求書 – 日本(Webデザイン)」にします。

0020インボイス請求7

10.次に下の方にスクロールして「ヘッダーと請求書の情報」をいうタブをクリックして表示させます。

※新しく「件名」を作る事ができないので、苦肉の策として、「請求書」という文字の中に件名を入れてみます。

下記を修正します。

  • ドキュメントの件名:「請求書」→「請求書(Webデザイン)」に変更。
  • 文書のタイトルのフォント:「28」→「17」に変更。※タイトルの改行を防ぐため。
  • 「請求日 支払い条件」のチェックボックスを外す。

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11.さらに、下にスクロールして「フッター」をいうタブをクリックして表示させます。
「決済オプション」のチェックボックスを外します。

0020インボイス請求8

「保存」ボタンをクリックします。

新しく請求書のテンプレートを作成できました。
(ZOHO CRMの請求書のカスタマイズと比べると、とても簡単です。)

12.それでは、請求書を新しく作成したテンプレートに変更しましょう。

サイドバーが「設定」のままになっていますから、サイドバーの一番上の「< 戻る」をクリックして、「売上」→「請求書」をクリックし、先ほど作成した請求書をクリックします。

まだ前のテンプレートのままですね。
ここで、一番下の「テンプレート:”Standard Template” 変更」の「変更」をクリックします。

0020インボイス請求4

13.一番右の、今作成した「請求書 – 日本(Webデザイン)」をクリックして「OK」をクリック。

0020インボイス請求9

14.はい。新しいテンプレートで表示されました。

「請求書(Webデザイン)」の文字が小さいですが仕方がありません。他は特に問題ないようです。

0020インボイス請求11

テンプレートを修正したい場合には、手順7の画面でそのテンプレートの「編集」をクリックして、9〜12を繰り返します。

必要に応じて、左上のPDFマークをクリックして.pdfを保存・印刷できます。

15.お客様へ請求書をお渡ししたら「詳細を表示する」を「送信済みにする」をクリックしてステータスを変更します。

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左上のリボンが「送信済み」に変りました。

0020インボイス請求13

16.お客様から支払いがあったら「支払いの記録」をクリックして、項目を入力して「支払いの記録」をクリックします。

0020インボイス請求14

左上のリボンが「支払い済み」に変りました。

0020インボイス請求15

17.また、手順1で、変換した見積書を表示すると、左上のリボンのステータスが「請求済み」に変っているのが確認できます。

0020インボイス請求12

<請求書の管理>

18.サイドバーの「売上」をクリックし「請求書」をクリックすると、請求書の一覧が表示されます。

0020インボイス請求16-2

また、サイドバーの「連絡先」をクリックし、該当の連絡先をクリックすると、連絡先の詳細が表示されます。ここの「取引」タブをクリックすると「フィルタ:請求書」が選択されて、請求書の一覧が表示されます。

0020インボイス請求16

これで、会社単位や取引先単位で、過去の請求書を簡単に確認できるので、会社内での情報共有が煩雑にならず、次の提案などにも役立つでしょう。

まとめ

請求書も見積書と同様に、CRMの請求書(カスタマイズ)よりは、美しいレイアウトですが、インボイスは「件名」を新たに入れられません(※)。

※手順11のサイドバーに表示される「プロジェクト名」が「件名」として有効に活用できないかトライしましたが、「プロジェクト名」は、別に「プロジェクト」を作成しなければならず「プロジェクト」からは「見積書」が作成できず、「請求書」のみが作成可能であるなど、いろいろと使いづらい印象です。

ZOHO CRMと、ZOHOインボイスの請求書の比較は、ZOHOインボイスの見積書の管理・作成の、最後のまとめを参照ください。

ひとまず、ここまでで、ZOHOの見積・請求機能の検証はひと区切りできました。

2015/12/9追記:
インボイスの見積書・請求書についていくつか懸念事項がでてきたので追記します。
件名が入れられない。プロジェクト名は使いにくい(これは上述の通り)。
・相手先の会社名に「御中」「様」がつけられない
見積先・請求先の市と県が逆。「立川市 東京都」のようになる。
相手先の担当者が設定できない

また、インボイスでは、月単位での請求ができるようなので、月締めでの請求を管理したい場合は、こちらを利用すると便利かもしれません。


ZOHOインボイス – 見積書の作成・管理


こんにちは。

前回は、ZOHOインボイスのZOHO CRMの連絡先との同期をやりました。

今回は、早速、ZOHOインボイスで見積書を作成してみましょう。

ZOHOインボイス – 見積書の作成

手順は以下です。

<見積書の作成>

1.サイドバーの「売上」をクリックし下に出てくる「見積書」をクリックします。「新しい見積書の作成」をクリックします。

0020インボイス見積1

2.見積書の作成画面がでますので、それぞれの項目を入力していきます。

営業担当者が登録されていない場合には、その場で新しく作成します。

0020インボイス見積2

商品の詳細の項目も入力し、税金が設定されていない場合には新しく設定します。

0020インボイス見積3

全部入力できたら、とりあえず「下書きとして保存する」をクリック。
(隣に「保存して送信する」ボタンがありますが、これをクリックすると顧客に見積書を送信する画面に進みます。これは今回は使いません。)

0020インボイス見積4

3.見積書が作成できました。
左上には「下書き」というリボンがついていて状態が判り易いです。
(2.で「保存して送信する」ボタンからメール送信した場合は、このリボンが「送信済み」になります。)

0020インボイス見積5

ZOHO CRMのデフォルトの見積書と比べると、まあまあ日本でも通じるフォーマットになっていますが、まだいくつか直したいところがあります。

  • 件名がない。
  • 見積書なのに「請求先」「請求日」となっている。
  • 始めに自社の名前と住所が表示されている。

なので、テンプレートを新しく作成してみます。

<見積書テンプレートの作成>

4.右上の設定マーク(ボルトマーク?)をクリックして「詳細設定」をクリックします。

0020インボイス見積6-2

5.すると、左のサイドバーに設定項目がでてきますので「テンプレート」をクリックします。上から1番目の「見積書」をクリックします。

右端の「新しいテンプレート」の「+New」ボタンをクリックします。

0020インボイス見積6

6.テンプレートの一覧がでてきます。今回は、3段目の左端の「スタンダード-日本風(社員欄無し)」をクリックします。

0020インボイス見積7

7.テンプレートのカスタマイズ画面がでてきます。
サイドバーから修正していきます。

まず、「テンプレートのプロパティ」タブから「テンプレート名」を設定します。ここでは「見積書 – 日本」にします。

0020インボイス見積9

8.次に下の方にスクロールして「ヘッダーと請求書(?)の情報」をいうタブをクリックして表示させます。

※どうやら新しく「件名」を作る事ができないようなので、苦肉の策として、「見積書」という文字の中に件名を入れてみることにしました。

下記を修正します。

  • ドキュメントの件名:「見積書」→「見積書(Webデザイン)」に変更。
  • 文書のタイトルのフォント:「28」→「17」に変更。※タイトルの改行を防ぐため。
  • 日付の項目:「請求日」→「見積日」に変更。
  • 請求先:「請求先」→「見積先」に変更。

修正できたら「保存」をクリック。

0020インボイス見積13

新しくテンプレートを作成できました。

ZOHO CRMの見積書のカスタマイズと比べると、とても簡単です。)

9.それでは、見積書を新しく作成したテンプレートに変更しましょう。

サイドバーが「設定」のままになっていますから、サイドバーの一番上の「< 戻る」をクリックして、「売上」→「見積書」をクリックし、先ほど作成した見積書をクリックします。

まだ前のテンプレートのままですね。
ここで、一番下の「テンプレート:”Standard Template” 変更」の「変更」をクリックします。

0020インボイス見積11

10.一番右の、今作成した「見積書 – 日本」をクリックして「OK」をクリック。

0020インボイス見積12

11.はい。新しいテンプレートで表示されました。

「見積書(Webデザイン)」の文字が小さいですが仕方がありません。他は特に問題ないようです。

0020インボイス見積14

テンプレートを修正したい場合には、手順5の画面でそのテンプレートの「編集」をクリックして、7〜9を繰り返します。

12.必要に応じて、左上のPDFマークをクリックして.pdfを保存・印刷できます。

0020インボイス見積145

以上で、ZOHOインボイスでの見積書の作成ができました。

<見積書の管理>

13.サイドバーの「売上」をクリックし「見積書」をクリックすると、見積書の一覧が表示されます。

0020インボイス請求17-2

また、サイドバーの「連絡先」をクリックし、該当の連絡先をクリックすると、連絡先の詳細が表示されます。ここの「取引」タブをクリックし「フィルタ:請求書」→「フィルタ:見積書」に変更すると、見積書の一覧が表示されます。

0020インボイス請求17

(上記2つのスクショがステータスが「請求済み」となっているのは、請求書への変換を行った後のものだからです。)

これで、会社単位や取引先単位で、過去の見積書を簡単に確認できるので、会社内での情報共有が煩雑にならず、次の提案などにも役立つでしょう。

まとめ

ZOHO CRMと、ZOHOインボイスの見積書を比べると、

インボイスの見積書の方が、CRMの見積書(カスタマイズ)よりは、美しいレイアウトな気がします。

しかし、インボイスは「件名」を新たに入れられないのが痛いです。
今回の方法だと、あまり長い名前だと、レイアウトがおかしくなってしまうでしょう。CRMは、「件名」を入れらます。両者を比較すると、、、

ZOHOインボイスの見積書・請求書:

メリット:レイアウトが美しい。テンプレートの変更が簡単。
デメリット:件名が入れられない。CRM+年間18800がかかる。

ZOHO CRMの見積書・請求書

メリット:レイアウトがインボイスに比べて劣る。件名が入れられる。
デメリット:テンプレートの変更が少し大変。

というわけで、個人的には、見積書・請求書を管理するというだけの観点でいうと、CRMで十分かと思います。(ZOHOインボイスは、ZOHO CRMのオプション的な位置付けです。詳しくは、ZOHOインボイスの登録を参照。)

インボイスは、さらに見積・請求と関連してプロジェクト・売上・工数・経費の管理などさまざまな機能があるようなので、こちらを利用したい場合には、インボイスの方が価値があるかも知れません。

次回は、ZOHOインボイスでの見積書→請求書への変換をやってみたいと思います。

2015/12/9追記:
インボイスの見積書・請求書についていくつか懸念事項がでてきたので追記します。
件名が入れられない(これは上述の通り)。
・相手先の会社名に「御中」「様」がつけられない
見積先・請求先の市と県が逆。「立川市 東京都」のようになる。
相手先の担当者が設定できない

また、インボイスでは、月単位での請求ができるようなので、月締めでの請求を管理したい場合は、こちらを利用すると便利かもしれません。


ZOHOインボイス – 連絡先をZOHO CRMと同期


こんにちは。

前回で、ZOHOインボイスへのユーザー登録ができました。

今回は、ZOHOインボイスの連絡先を、ZOHO CRMの連絡先と同期したいと思います。

ZOHOインボイス – 連絡先をZOHO CRMと同期

1.ZOHOにログインし、左のサイドバーの「連絡先」をクリックします。「Zoho CRMからインポート」をクリックします。

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2.「Zoho CRMへの接続」をクリックします。

0019連絡先CRM連携2

3.ダイアログがでますので、メアドを入力して、「ZOHO CRMのZCSキーを作成…」をクリックしてZSCキーを発行・入力し、保存ボタンをクリックします。

0019連絡先CRM連携3

4.「連絡先」の「今すぐ設定」をクリック。

0019連絡先CRM連携4

5.同期方法をいろいろ指定できます。指定したら一番下の「保存してインポートを開始」をクリック。

0019連絡先CRM連携5

6.「連絡先」の連携が設定できました。

次に「商品」の「今すぐ設定」をクリック。

0019連絡先CRM連携6

7.同期方法をいろいろ指定できます。指定したら一番下の「保存してインポートを開始」をクリック。

0019連絡先CRM連携7

8.「商品」の連携の設定ができました。

次に「連絡先」の「今すぐインポート」をクリックして、インポートを開始します。「有効」→「インポート中です」の表示に変ります。

0019連絡先CRM連携8

同様に「商品」の「今すぐインポート」をクリックして、インポートを開始します。「有効」→「インポート中です」の表示に変ります。

0019連絡先CRM連携9

「連絡先」と「商品」のZOHO CRMとの同期ができました。
両方とも「有効」の表示に戻り、それぞれ「最終同期日時」が表示されています。今後は24時間ごとに更新されます。

0019連絡先CRM連携10

9.「連絡先」データをみてみます。
サイドバーの「連絡先」をクリック。すると、ZOHO CRMの連絡先が同期されているのがわかります。

0019連絡先CRM連携11

同様に「商品」データをみてみます。
サイドバーの「商品」をクリック。すると、ZOHO CRMの商品が同期されているのがわかります。

0019連絡先CRM連携12

以上で、ZOHOインボイスと、ZOHO CRMの連絡先(と商品)の同期ができました。とても簡単ですね。

つぎは、ZOHOインボイスでの見積書の作成をやってみたいと思います。


ZOHOインボイスのユーザー登録


こんにちは。

前回までで、ZOHO CRMの見積書・請求書の機能について検証してきました。

これから、ZOHOインボイスというツールを使った場合の見積書・請求書を作成してみたいとおもいます。

前提として、ZOHOインボイスと連携するのには、ZOHO CRMがプロフェッショナルプラン以上である必要があります。

また、ZOHO CRMの見積書・請求書の機能を使うにも、どちらにしろZOHO CRMがプロフェッショナル以上である必要があるので、ZOHOインボイスは、ZOHO CRMの見積書・請求書の機能のオプションツールのような扱いになっているようです。
※ZOHO CRMの見積書・請求書を使わずCRMをスタンダード以下のままにして、ZOHOインボイスと連携する、ということができない。

さらに、ZOHOインボイスの無料プランは顧客数が5までなので、ほんとにお試しでしかありません。仕事に導入するには、ZOHOインボイスをスタンダードプラン以上にする必要があるでしょう。

  • ZOHO CRM…見積書・請求書機能は、プロフェッショナル(28800/年)以上
  • ZOHO CRM…ZOHOインボイス連携は、プロフェッショナル(28800/年)以上
  • ZOHOインボイス…顧客数6以上は、スタンダード(18000/年)以上

詳しくは、ZOHO CRMの機能一覧と、ZOHOインボイスの機能一覧をご覧ください。

それではまず、ZOHOインボイスへのユーザー登録を行います。
(ここでは、テストのため、無料プランへの申込です。)

ZOHOインボイス – ユーザー登録

1.ZOHOインボイスの機能一覧のページの「ユーザー登録(無料)」をクリックして登録を開始します。

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2.既に、ZOHO CRMや、ZOHOキャンペーンなどでログインしていると、下記のように「もうログインしているよ」とメッセージが出ますので「ACCESS ZOHO INVOICE」ボタンをクリックします。

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3.登録画面がでますので、項目を入力していきます。

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入力ができたら「完了しました」ボタンをクリックします。

0018インボイス登録3

次の処理へと進むダイアログがでます。

ここで注意:「国」を選ぶと、それ以下が自動設定されるのですが、最後の「言語」だけは未設定のままになっています。そのままで「完了しました」ボタンをクリックすると、先に進むダイアログがでるのに、その後何のエラーもでずに、ダイアログが終わってしまいます。次のステップへは進みません。
このトラップに引っかかって、数十分無駄にしました。気をつけてください。

4.税金の設定画面になります。(日本語の画面に変っています。)
消費税の設定をして「次へ」をクリック。これは後からでも設定できるようです。

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5.決済サービスの設定画面になります。とりあえず「次へ」をクリック。

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6.テンプレート選択画面になります。
とりあえず、2段目真ん中の日本語表記のものを選択します。「終了するにはクリックしてください」をクリック。

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7.ZOHOインボイスのページにログインできました。

0018インボイス登録7

これで、ユーザー登録は完了です。簡単ですね。

次回は、ZOHOインボイスの連絡先とZOHO CRMの連絡先の同期をやってみたいと思います。