ZOHOインボイス – 見積書から請求書へ変換


こんにちは。

前回は、ZOHOインボイスの見積書の作成・管理を行いました。

今回は、ZOHOインボイスの見積書から請求書への変換をやりたいと思います。

ZOHOインボイス – 見積書→請求書への変換

手順は以下です。

<請求書の作成>

1.サイドバーの「売上」をクリックし「見積書」をクリックして、該当の見積書をクリックして表示させます。
左上の「請求書に変換」ボタンをクリックします。

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2.ここで、見積書から請求書に引き継ぐ項目の選択ができます。
必要に応じて、チェックボックスをクリックして「保存して続ける」をクリック。

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3.次に取引の設定をして「保存して続ける」をクリックします。

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4.請求書の設定画面になりました。

必要に応じて、各項目を変更・入力します。

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入力が終わったら「下書きして保存する」をクリックします。
(隣に「保存して送信する」ボタンがありますが、これをクリックすると顧客に請求書を送信する画面に進みます。これは今回は使いません。)

5.請求書ができました。
左上には「下書き」というリボンがついていて状態が判り易いです。
(4.で「保存して送信する」ボタンからメール送信した場合は、このリボンが「送信済み」になります。)

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ZOHO CRMのデフォルトの請求書と比べると、日本でも通じるフォーマットになっていますが、まだいくつか直したいところがあります。

  • 件名がない。
  • 支払い条件が「カスタム」?とかなってる。

なので、テンプレートを新しく作成してみます。

<請求書テンプレートの作成>

6.右上の設定マーク(ボルトマーク?)をクリックして「詳細設定」をクリックします。

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7.すると、左のサイドバーに設定項目がでてきますので「テンプレート」をクリックします。上から2番目の「請求書」をクリックします。

右端の「新しいテンプレート」の「+New」ボタンをクリックします。

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8.テンプレートの一覧がでてきます。今回は、3段目の左端の「スタンダード-日本風(社員欄無し)」をクリックします。

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9.テンプレートのカスタマイズ画面がでてきます。
サイドバーから修正していきます。

まず、「テンプレートのプロパティ」タブから「テンプレート名」を設定します。ここでは「請求書 – 日本(Webデザイン)」にします。

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10.次に下の方にスクロールして「ヘッダーと請求書の情報」をいうタブをクリックして表示させます。

※新しく「件名」を作る事ができないので、苦肉の策として、「請求書」という文字の中に件名を入れてみます。

下記を修正します。

  • ドキュメントの件名:「請求書」→「請求書(Webデザイン)」に変更。
  • 文書のタイトルのフォント:「28」→「17」に変更。※タイトルの改行を防ぐため。
  • 「請求日 支払い条件」のチェックボックスを外す。

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11.さらに、下にスクロールして「フッター」をいうタブをクリックして表示させます。
「決済オプション」のチェックボックスを外します。

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「保存」ボタンをクリックします。

新しく請求書のテンプレートを作成できました。
(ZOHO CRMの請求書のカスタマイズと比べると、とても簡単です。)

12.それでは、請求書を新しく作成したテンプレートに変更しましょう。

サイドバーが「設定」のままになっていますから、サイドバーの一番上の「< 戻る」をクリックして、「売上」→「請求書」をクリックし、先ほど作成した請求書をクリックします。

まだ前のテンプレートのままですね。
ここで、一番下の「テンプレート:”Standard Template” 変更」の「変更」をクリックします。

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13.一番右の、今作成した「請求書 – 日本(Webデザイン)」をクリックして「OK」をクリック。

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14.はい。新しいテンプレートで表示されました。

「請求書(Webデザイン)」の文字が小さいですが仕方がありません。他は特に問題ないようです。

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テンプレートを修正したい場合には、手順7の画面でそのテンプレートの「編集」をクリックして、9〜12を繰り返します。

必要に応じて、左上のPDFマークをクリックして.pdfを保存・印刷できます。

15.お客様へ請求書をお渡ししたら「詳細を表示する」を「送信済みにする」をクリックしてステータスを変更します。

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左上のリボンが「送信済み」に変りました。

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16.お客様から支払いがあったら「支払いの記録」をクリックして、項目を入力して「支払いの記録」をクリックします。

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左上のリボンが「支払い済み」に変りました。

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17.また、手順1で、変換した見積書を表示すると、左上のリボンのステータスが「請求済み」に変っているのが確認できます。

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<請求書の管理>

18.サイドバーの「売上」をクリックし「請求書」をクリックすると、請求書の一覧が表示されます。

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また、サイドバーの「連絡先」をクリックし、該当の連絡先をクリックすると、連絡先の詳細が表示されます。ここの「取引」タブをクリックすると「フィルタ:請求書」が選択されて、請求書の一覧が表示されます。

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これで、会社単位や取引先単位で、過去の請求書を簡単に確認できるので、会社内での情報共有が煩雑にならず、次の提案などにも役立つでしょう。

まとめ

請求書も見積書と同様に、CRMの請求書(カスタマイズ)よりは、美しいレイアウトですが、インボイスは「件名」を新たに入れられません(※)。

※手順11のサイドバーに表示される「プロジェクト名」が「件名」として有効に活用できないかトライしましたが、「プロジェクト名」は、別に「プロジェクト」を作成しなければならず「プロジェクト」からは「見積書」が作成できず、「請求書」のみが作成可能であるなど、いろいろと使いづらい印象です。

ZOHO CRMと、ZOHOインボイスの請求書の比較は、ZOHOインボイスの見積書の管理・作成の、最後のまとめを参照ください。

ひとまず、ここまでで、ZOHOの見積・請求機能の検証はひと区切りできました。

2015/12/9追記:
インボイスの見積書・請求書についていくつか懸念事項がでてきたので追記します。
件名が入れられない。プロジェクト名は使いにくい(これは上述の通り)。
・相手先の会社名に「御中」「様」がつけられない
見積先・請求先の市と県が逆。「立川市 東京都」のようになる。
相手先の担当者が設定できない

また、インボイスでは、月単位での請求ができるようなので、月締めでの請求を管理したい場合は、こちらを利用すると便利かもしれません。


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