ZOHOインボイス – 見積書の作成・管理


こんにちは。

前回は、ZOHOインボイスのZOHO CRMの連絡先との同期をやりました。

今回は、早速、ZOHOインボイスで見積書を作成してみましょう。

ZOHOインボイス – 見積書の作成

手順は以下です。

<見積書の作成>

1.サイドバーの「売上」をクリックし下に出てくる「見積書」をクリックします。「新しい見積書の作成」をクリックします。

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2.見積書の作成画面がでますので、それぞれの項目を入力していきます。

営業担当者が登録されていない場合には、その場で新しく作成します。

0020インボイス見積2

商品の詳細の項目も入力し、税金が設定されていない場合には新しく設定します。

0020インボイス見積3

全部入力できたら、とりあえず「下書きとして保存する」をクリック。
(隣に「保存して送信する」ボタンがありますが、これをクリックすると顧客に見積書を送信する画面に進みます。これは今回は使いません。)

0020インボイス見積4

3.見積書が作成できました。
左上には「下書き」というリボンがついていて状態が判り易いです。
(2.で「保存して送信する」ボタンからメール送信した場合は、このリボンが「送信済み」になります。)

0020インボイス見積5

ZOHO CRMのデフォルトの見積書と比べると、まあまあ日本でも通じるフォーマットになっていますが、まだいくつか直したいところがあります。

  • 件名がない。
  • 見積書なのに「請求先」「請求日」となっている。
  • 始めに自社の名前と住所が表示されている。

なので、テンプレートを新しく作成してみます。

<見積書テンプレートの作成>

4.右上の設定マーク(ボルトマーク?)をクリックして「詳細設定」をクリックします。

0020インボイス見積6-2

5.すると、左のサイドバーに設定項目がでてきますので「テンプレート」をクリックします。上から1番目の「見積書」をクリックします。

右端の「新しいテンプレート」の「+New」ボタンをクリックします。

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6.テンプレートの一覧がでてきます。今回は、3段目の左端の「スタンダード-日本風(社員欄無し)」をクリックします。

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7.テンプレートのカスタマイズ画面がでてきます。
サイドバーから修正していきます。

まず、「テンプレートのプロパティ」タブから「テンプレート名」を設定します。ここでは「見積書 – 日本」にします。

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8.次に下の方にスクロールして「ヘッダーと請求書(?)の情報」をいうタブをクリックして表示させます。

※どうやら新しく「件名」を作る事ができないようなので、苦肉の策として、「見積書」という文字の中に件名を入れてみることにしました。

下記を修正します。

  • ドキュメントの件名:「見積書」→「見積書(Webデザイン)」に変更。
  • 文書のタイトルのフォント:「28」→「17」に変更。※タイトルの改行を防ぐため。
  • 日付の項目:「請求日」→「見積日」に変更。
  • 請求先:「請求先」→「見積先」に変更。

修正できたら「保存」をクリック。

0020インボイス見積13

新しくテンプレートを作成できました。

ZOHO CRMの見積書のカスタマイズと比べると、とても簡単です。)

9.それでは、見積書を新しく作成したテンプレートに変更しましょう。

サイドバーが「設定」のままになっていますから、サイドバーの一番上の「< 戻る」をクリックして、「売上」→「見積書」をクリックし、先ほど作成した見積書をクリックします。

まだ前のテンプレートのままですね。
ここで、一番下の「テンプレート:”Standard Template” 変更」の「変更」をクリックします。

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10.一番右の、今作成した「見積書 – 日本」をクリックして「OK」をクリック。

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11.はい。新しいテンプレートで表示されました。

「見積書(Webデザイン)」の文字が小さいですが仕方がありません。他は特に問題ないようです。

0020インボイス見積14

テンプレートを修正したい場合には、手順5の画面でそのテンプレートの「編集」をクリックして、7〜9を繰り返します。

12.必要に応じて、左上のPDFマークをクリックして.pdfを保存・印刷できます。

0020インボイス見積145

以上で、ZOHOインボイスでの見積書の作成ができました。

<見積書の管理>

13.サイドバーの「売上」をクリックし「見積書」をクリックすると、見積書の一覧が表示されます。

0020インボイス請求17-2

また、サイドバーの「連絡先」をクリックし、該当の連絡先をクリックすると、連絡先の詳細が表示されます。ここの「取引」タブをクリックし「フィルタ:請求書」→「フィルタ:見積書」に変更すると、見積書の一覧が表示されます。

0020インボイス請求17

(上記2つのスクショがステータスが「請求済み」となっているのは、請求書への変換を行った後のものだからです。)

これで、会社単位や取引先単位で、過去の見積書を簡単に確認できるので、会社内での情報共有が煩雑にならず、次の提案などにも役立つでしょう。

まとめ

ZOHO CRMと、ZOHOインボイスの見積書を比べると、

インボイスの見積書の方が、CRMの見積書(カスタマイズ)よりは、美しいレイアウトな気がします。

しかし、インボイスは「件名」を新たに入れられないのが痛いです。
今回の方法だと、あまり長い名前だと、レイアウトがおかしくなってしまうでしょう。CRMは、「件名」を入れらます。両者を比較すると、、、

ZOHOインボイスの見積書・請求書:

メリット:レイアウトが美しい。テンプレートの変更が簡単。
デメリット:件名が入れられない。CRM+年間18800がかかる。

ZOHO CRMの見積書・請求書

メリット:レイアウトがインボイスに比べて劣る。件名が入れられる。
デメリット:テンプレートの変更が少し大変。

というわけで、個人的には、見積書・請求書を管理するというだけの観点でいうと、CRMで十分かと思います。(ZOHOインボイスは、ZOHO CRMのオプション的な位置付けです。詳しくは、ZOHOインボイスの登録を参照。)

インボイスは、さらに見積・請求と関連してプロジェクト・売上・工数・経費の管理などさまざまな機能があるようなので、こちらを利用したい場合には、インボイスの方が価値があるかも知れません。

次回は、ZOHOインボイスでの見積書→請求書への変換をやってみたいと思います。

2015/12/9追記:
インボイスの見積書・請求書についていくつか懸念事項がでてきたので追記します。
件名が入れられない(これは上述の通り)。
・相手先の会社名に「御中」「様」がつけられない
見積先・請求先の市と県が逆。「立川市 東京都」のようになる。
相手先の担当者が設定できない

また、インボイスでは、月単位での請求ができるようなので、月締めでの請求を管理したい場合は、こちらを利用すると便利かもしれません。


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