ZOHO CRMのワークフロー


前回までで、ZOHO CRMとZOHOインボイスの見積書・請求書の検証をやってきました。

今日は、ZOHO CRMでのワークフローをやってみたいと思います。

ワークフローとは、あらかじめワークフロールールを設定し、それに対するアクション(期限が迫った案件の通知や、タスクの割当(メールやポップアップでお知らせ)、項目の更新)を設定します。これらを自動で実行することにより、営業活動やマーケティングをサポートします。これで、日々の仕事が忙しくても、大切な顧客への連絡など忘れる事なく、フォローすることができます。

ワークフロー機能については、ZOHO CRMの各プランによって設定できるルールやタスクの数などが限定されます。詳しくは、ZOHO CRM機能一覧をご覧ください。

ZOHO CRMのワークフロー

ZOHO CRMでは下記のようなワークフローを設定できます。

1.ルール:◯◯円以上の大型の契約が発生
   通知担当者に大型契約が発生したことをメール通知

2.ルール:見込み客のステータスが『未連絡』
  タスク:見込み客に連絡して確度を確認するタスクを割当
     (担当者へメールかポップアップ連絡)

3.ルール:見込み客のステータスが『見込みあり』
  タスク:見込み客を連絡先に変換するタスクを割当
     (担当者へメールかポップアップ連絡)

4.ルール:商談の終了日が近づいたとき
 実行日時:終了日の5日前
   通知商談の担当者に終了日をメール通知

5.ルール:見込み客の評価が『連絡先入手済み』
 実行日時:タスクの期限終了の1日前
  タスク:見込み客をフォローするタスクを割当て
     (担当者へメールかポップアップ連絡)

詳しくは、オンラインヘルプのZOHO CRMワークフローの利用例を参照ください。

今回は、上記の5のパターンを検証してみたいと思います。

  ルール:見込み客の評価が『連絡先入手済み』
 実行日時:タスクの期限終了の1日前
  タスク:見込み客をフォローするタスクを割当て
     (担当者へメールかポップアップ連絡)

おおまかな手順は下記です。

<ワークフロールールの作成:ルールの基本情報>

1.画面右上の「設定」をクリックし、真ん中辺りの「自動化」の「ワークフロー」をクリック。

0023CRMワークフロー1

2.ワークフロールールの一覧になります。「ルールの作成」をクリック。

0023CRMワークフロー2

3.ルールの基本情報を入力します。どの「タブ」(今回は「見込み客」)に対して、ルールを作成するかと、「ルール名」「ステータス」「詳細情報」を選択・記入し「次へ」をクリックします。

0023CRMワークフロー3

<ワークフロールールの作成:実行タイミング>

4.ワークフローのアクションを実行するタイミングを指定し「次へ」をクリック。

0023CRMワークフロー4

<ワークフロールールの作成:ルールの設定>

5.ワークフローのアクションを実行するルールを設定します。
手順3で選んだタブに対し、どの項目に対して、何が設定されたかをルール決めします。今回は「見込み客」の「評価」=「連絡先入手済み」である場合をルールに設定しました。

0023CRMワークフロー5

<ワークフロールールの作成:アクションの設定>

6.ワークフローのアクションを設定します。「通知の送信」「タスクの割り当て」「特定項目の更新」「Web通知を呼び出す」の4つから選択できます。今回は「タスクの割り当て」の横の「+」をクリックします。

0023CRMワークフロー6

7.タスクの詳細を設定します。「タスク名」「タスクの期限」「ステータス」「優先度」「担当者に通知」「リマインダーに送信」「詳細情報」を選択・入力します。

「リマインダーに送信」にチェックを入れると、下に「タスクの期限」から「何日前」にリマインダーを送信するかと、「通知方法(メール or ポップアップ)」が選べます。今回は、メールによる通知を選択しました。「保存して関連づけ」をクリックします。

0023CRMワークフロー7

8.「保存」ボタンをクリック。

0023CRMワークフロー8

9.これでワークフロールールが設定できました。

0023CRMワークフロー9

10.もう一度、手順1を実行し、手順2のワークフロー一覧を表示させると、新しいワークフローが作成されているのがわかります。今作成した「見込み客のフォロー」をクリックします。

0023CRMワークフロー12-2

先ほど作成したワークフローの詳細が確認できます。

0023CRMワークフロー12

設定したタスクをクリックすると、タスクの詳細が確認できます。

0023CRMワークフロー11

<実際の見込み客データを作成>

11.次に、実際の見込み客データを作成します。
メニューバーの「見込み客」をクリックし「+ 新しい見込み客」をクリックします。

0023CRMワークフロー13

12.見込み客データを作成します。
ここで、ワークフロールールに合致するように「評価」を「連絡先入手済み」に設定します。「保存」をクリックします。

0023CRMワークフロー14

13.「見込み客」が新しく作成できました。

0023CRMワークフロー15

<ワークフローの実行確認>

14.ここで、ログインユーザーのメールアドレスに、タスクが割り当てられた旨のメールが届きます。件名の「見込み客にメール」をクリックします。

0023CRMワークフロー16

すると、タスクの詳細が確認できます。

0023CRMワークフロー17

15.また、メニューバーの「活動」をクリックすると、こちらからも作成したタスクを確認できます。

0023CRMワークフロー18

タスクのタイトルをクリックすると、タスクの概要がみられます。

0023CRMワークフロー19

「…」をクリックすると、タスクの詳細がみられます。

0023CRMワークフロー20

16.また、作成した見込み客データからも「未完了の活動」として、タスクが確認できます。件名の「見込み客にメール」をクリックすると、手順14と同じタスクの詳細が表示されます。

0023CRMワークフロー21

17.手順14、15、16の詳細画面で示される、リマインダーの日時が過ぎると、ログインユーザーのメールアドレスにタスクのリマインダーメールが届きます。

今回の設定では、タスクの作成日が12/9、タスクの期限が2日後の12/11、リマインダーはタスクの期限の1日前の12/10となっています。

0023CRMワークフロー23

ここでもタスク名の「見込み客にメール」をクリックすると、手順14のタスクの詳細が表示されます。

以上で、ワークフローの検証ができました。


ZOHO CRM – 見積書テンプレート作成


こんにちは。

前回2回にわたり、見積書の作成見積→受注→請求への変換をやってきました。

今日は、ZOHO CRMで作成される見積書が欧米仕様のフォーマットで使い難いため、日本人が慣れているフォーマットを作成してみます。

(デフォルトの見積りフォーマット:欧米仕様)
0015見積書8

ZOHO CRM 見積書テンプレート作成

手順は下記になります。

(必要に応じて、上記を繰り返します。)

<既存の見積書テンプレートを編集>

まず始めに、見積書のテンプレートを編集します。

1.右端の「設定」をクリックし「テンプレート」の「各種書類テンプレート」をクリックします。

0017見積テンプレ

2.「見積書テンプレート」をクリックします。

0017見積テンプレ2

3.デフォルトの見積りテンプレート(欧米仕様)が表示されます。「編集」ボタンをクリックします。

0017見積テンプレ3

4.編集画面になりました。

0017見積テンプレ4

5.まず、名前を変更します。ここでは「見積書(日本仕様)」とします。

0017見積テンプレ18-2

6.レイアウトを日本仕様に編集します。

  • コピー&ペーストで配置を入れ替えます。
  • 不思議な日本語の項目を直します。
  • 不必要な項目は消し、必要な文章なども入れます。
  • 必要に応じて文字の大きさや太字細字なども変えます。

7.さらに必要に応じて、不足している項目を追加します。

今回は、見積書の「件名」を追加します。

挿入できる項目に「見積書」を選択し、項目名に「件名」を選択すると「変数」の欄に「${Quotes.Subject}」という変数が表示されます。これを、コピー&ペーストしてテンプレートの置きたい場所にコピーします。

0017見積テンプレ10

8.大体の配置ができましたら「プレビュー」ボタンをクリックして、確認します。

0017見積テンプレ12

9.必要に応じて、手順6〜8を繰り返して、レイアウトを修正します。

10.レイアウトができたら「保存」をクリックします。テンプレートが保存されました。

0017見積テンプレ18

<不足項目を見積書に追加>

次に、見積書として不足している項目があれば、「見積書」などに追加します。この手順は任意です。

今回は「作成日」がないので「見積書」に「作成日」を追加します。

11.右端の「設定」をクリックして「カスタマイズ」の「タブ」をクリックします。

0017見積テンプレ15-2

12.「タブの一覧」の下の方にある「見積書」をクリックします。

0017見積テンプレ15-3

13.左のサイドバーから「日付」をドラッグ&ドロップして「見積書」のレイアウトに持ってきます。名前に「作成日」と名付けます。「レイアウト」の保存をクリックします。これで、「見積書」に「作成日」を追加できました。

0017見積テンプレ15

14.実際のデータの「作成日」を入力しましょう。
メニューバーの「見積書」をクリックして、該当の見積書の「件名」をクリックし、見積書を表示し「編集」をクリックします。
追加されている「作成日」に、見積書の作成日付を入力します。

0017見積テンプレ16

<再度 見積書テンプレートを編集>

追加した見積書の「作成日」を、テンプレートにも追加します。

15.手順7と同様に進めます。
挿入できる項目に「見積書」を選択し、項目名に先ほど追加した「作成日」を選択すると「変数」の欄に「${Quotes.作成日}」という変数が表示されます。これを、コピー&ペーストしてテンプレートの置きたい場所にコピーします。

0017見積テンプレ17

16.「プレビュー」ボタンをクリックして、確認します。

0017見積テンプレ20

17.レイアウトができたら「保存」をクリックします。テンプレートが保存されました。

<見積書をPDFで確認>

18.メニューバーの「見積書」をクリックして、該当の見積書の「件名」をクリックし「さらに」から「pdf形式」をクリックします。

0017見積テンプレ19-2

19.新しく作成したテンプレートで、見積書が表示されました。

0017見積テンプレ19

まとめ

なんとか、日本人が慣れているテンプレートに変更することができました。位置の微調整が難しいところはあるものの、見積書としては、使えるものになったと思います。

今回で、ZOHO CRMでの見積書・請求書の検証は一旦終りです。
次回からは、ZOHOインボイスを利用した見積書・請求書の検証をやってみたいと思います。


ZOHO CRM – 見積から受注・請求変換


こんにちは。

前回は、ZOHO CRMの見積書の作成・管理をしました。

今日は、ZOHO CRMでの、見積書から、受注書・請求書への変換をやってみたいと思います。

エクセルなどでこれをやる場合、内容はコピーできたとしても、細かいところの修正が必要だったり、何かと手間がかかります。これが一発でできれば営業さんのお仕事がとっても楽になりますね。

それではやってみます。

ZOHO CRM – 見積書から受注書・請求書への変換

手順は以下です。

※見積書からは、受注書 or 請求書のどちらか一方のみへの変換が一回だけ可能です。
一旦、見積書→受注書(請求書)を変換すると、見積書→請求書(受注書)への変換はできません。また、見積書から、2通以上の受注書や請求書の変換もできません。同様に、受注書から、2通以上の請求書の変換もできません。

もちろん、「見積書」がない場合、いきなり「受注書」や「請求書」を一から作成することも可能です。

<見積書→受注書へ変換>

見積書→受注書への変換をします。
(※受注書が必要ない場合、見積書→請求書も可能です。)

1.メニューバーの「見積書」をクリックし、変換したい見積書の「件名」のところをクリック。

0015見積書9

2.見積書が表示されたら「編集」ボタンをクリックします。
必要に応じて「見積書ステージ」を「受注」に変更し「保存」ボタンをクリックします。
(これをやらなくても、手順3以降の変換は行えます。)

0016見積→受注→請求1

3.「次のステップへ」ボタンをクリックし「受注書」をクリックします。
(請求書に変換する場合は「請求書」をクリック。)

0016見積→受注→請求2

4.上の方に「読込中…」の表示が数秒でたあと、「受注書」の作成が完了します。「編集」ボタンをクリックして中身を確認します。

0016見積→受注→請求3

5.「受注書」の内容が確認・変更できます。

0016見積→受注→請求4

6.必要に応じて「ステータス」を「承認済み」などに変更して「保存」をクリックします。変更しない場合は「キャンセル」をクリックします。

0016見積→受注→請求5

ステータスが「承認済み」に変更されました。

0016見積→受注→請求5-2

7.メニューバーの「受注書」をクリックすると、受注書の一覧が表示されます。いま作成した受注書があるのが確認できます。

0016見積→受注→請求6

8.ここで、メニューバーの「見積書」をクリックして、いま変換した見積書の「件名」のところをクリックし、見積書を確認します。

すると、下の方に「受注書」という項目が表示され、変換処理で作成された「受注書」が表示されているのが分かります。

0016見積→受注→請求14

また、この画面で、手順3ではあった「次のステップへ」ボタンが無くなっているのが分かりますね。一度、見積書から「受注書」or「請求書」を作成すると、2つめの作成はできなくなりました。

<受注書→請求書へ変換>

次に、受注書→請求書への変換をします。

9.手順7の画面から、該当の「件名」をクリックして、受注書を表示させます。「次のステップへ」ボタンをクリックし「請求書」をクリックします。

0016見積→受注→請求7

親切にも「在庫がないよ」というアラートがでます。とりあえずここは無視して「OK」を押します。

0016見積→受注→請求8

10.上の方に「読込中…」の表示が数秒でたあと、「請求書」の作成が完了します。「編集」ボタンをクリックして中身を確認します。

0016見積→受注→請求9

11.「請求書」の内容が確認・変更できます。

0016見積→受注→請求10

12.「請求書発行日」「期限」が空欄なので、それぞれ入力します。
必要に応じて「ステータス」を「作成済み」から「承認済み」などに変更して「保存」をクリックします。

0016見積→受注→請求11

「請求書」が作成できました。

0016見積→受注→請求12

13.メニューバーの「請求書」をクリックすると、請求書の一覧が表示されます。いま作成した請求書があるのが確認できます。

0016見積→受注→請求13

14.ここで、メニューバーの「受注書」をクリックして、いま変換した受注書の「件名」のところをクリックし、受注書を確認します。

すると、下の方に「請求書」という項目が表示され、変換処理で作成された「請求書」が表示されているのが分かります。

0016見積→受注→請求15

また、この画面で、手順9ではあった「次のステップへ」ボタンが無くなっているのが分かりますね。一度、受注書から「請求書」を作成すると、2つめの作成はできなくなりました。

ここでひとつ疑問:
上記の「受注書」の画面で、ステータスが「処理完了」に変っています。
(手順6と9の通り、ステータスは「承認済み」のはずです。)
どうやら、「受注書」→「請求書」に変換すると「受注書」のステータスが自動的に「処理完了」になるようです。

しかし「見積書」→「受注書」or「請求書」に変換しても「見積書」のステータスは自動では変りません。

「請求書」を作成した時点で《受注》が確定していないこともあるかもしれないので、手動の方がいい気もしますが、自動的に変更されても後で変更が効くので、その方がスムーズかもしれませんね。
だとしたら「見積書」の方も、自動的に変更した方がいい気がします。

仕様なのか?バグなのか?不明ですが、どちらかに統一して欲しい気もします。

まとめ

「見積書」から「受注書」や「請求書」への変換が簡単に、ボタンひとつで変換できました。これはとても便利だと思います。

一度作成したら、2つめは作成できないのも、2回請求することを避けるためにもいいと思います。

また、メニューバーの「取引先」「連絡先」から、顧客の情報を確認すると、下記のように、顧客単位で「見積書」「受注書」「請求書」が一覧で表示されます。

0016見積→受注→請求16

顧客の現在の商談の進み具合がわかったり、過去にどんな提案や契約をしていたのかが、一目で分かるようになっています。管理も煩雑にならずに、会社内でも情報共有することができます。

次回は、ZOHO CRMの見積書のテンプレートの作成をしてみたいと思います。


ZOHO CRM – 見積書の作成・管理


こんにちは。

営業において、たくさんのお客様のお相手をしていると、どの会社の誰にいつどんな提案や見積り、契約をしたのか?わからなくなってしまいがちです。
エクセルなどで共有していたとしても、管理が煩雑になりがちです。

また、ちゃんと管理されていなかったりすると、過去のメールなどを検索して、やりとりを把握するなんていう無駄な作業をするはめになります。
これは大変な労力ですよね。

これらの見積りや請求書などを、お客様ごとに管理し、過去のやりとりを参照できると、時間の節約にもなり、営業活動に役立つことでしょう。

今回は、ZOHO CRMにおける、見積書の作成と管理をやってみたいと思います。

※ZOHO CRMにおける見積書・請求書の機能は、プロフェッショナル以上の有料プランである必要があります。

ZOHOインボイスという専用ツールもありますが、こちらも追って検証したいと思います。

ZOHO CRM – 見積書の作成・管理

手順は大きく分けて、下記2つです。

<見積書の作成>

1.メニューバーの「見積書」をクリックし「見積書の作成」をクリックするか、右端の「+ 新しい見積書」をクリックします。

0015見積書1

2.「見積書の作成」画面が開いたら、見積書の項目を設定していきます。

(取引先を指定)※あらかじめ、取引先を登録しておきます。
0015見積書2

(連絡先を指定)※あらかじめ、連絡先を登録しておきます。
0015見積書3

(商品を指定)※あらかじめ、商品を登録しておきます。
0015見積書4

(消費税を設定)
0015見積書5-1

各商品の値段や「見積りステージ」(見積りのステータス)など、その他の項目も必要に応じて設定します。

3.設定が終わったら、「保存」をクリックします。

0015見積書5-2

4.見積書が作成できました。

0015見積書6

5.見積書を印刷してみます。
見積書の上の「さらに」をクリックして「印刷プレビュー」をクリック。
その他、pdfでの保存や、メール送信もできます。

0015見積書7

6.表示形式から「HTML」or「PDF」を選び、印刷ボタンを押します。

0015見積書8

ZOHO CRMの見積書はデフォルトでは、欧米圏仕様のフォーマットしかありません。
トップが「宛先(〜様)」でなく自社の名前(↑の画面の黒く塗りつぶされているところ)になっていたり、住所が番地からはじまったり、日本人にはかなり違和感があります。また、3で設定した「件名」「詳細情報」がなく、「Draft」「交渉中」などの「見積書ステージ」などが表示されてしまっています。
見積書のテンプレートを作成することが可能なので、日本人が慣れているフォーマットに変更できるのかどうか、後日試してみたいと思います。

<見積書の管理>

7.メニューバーの「見積書」をクリックすると、見積書の一覧が表示されます。「件名」をクリックします。

0015見積書9

8.見積書の画面(手順5の画面)になります。
「編集」ボタンをクリックすると、3の画面になり、各見積書の確認・修正が行えます。

0015見積書13

お客様との商談の進行具合によって、「見積書ステージ」(見積りのステータス)の変更や、内容を修正することができます。

0015見積書12

9.7の見積書の一覧か、8の見積書の右端の「関連項目」か、メニューバーの「取引先」「連絡先」から、各「取引先」や「連絡先」ごとに、現在や過去にどんな見積書を作成したのかが一覧で確認できます。

(8の見積書の右端)
0015見積書10

「取引先」や「連絡先」の詳細画面を表示すると、下の方に「見積書」というカテゴリがあり、そこに「取引先」や「連絡先」に作成した見積書が一覧表示され、確認ができます。

0015見積書11

まとめ

見積書の作成が簡単に行えたと思います。

よく利用する商品などを登録しておけば、項目自体に毎回悩む必要もなくなります。

また、顧客(「取引先」や「連絡先」)ごとに、どんな見積りが進行中か?過去にどんな提案や契約をしているのかが、一目でわかり、会社内で共有できるので、営業活動にとても役に立つと思います。

ただ、テンプレートが欧米圏仕様なので、どこまで日本人にあったテンプレートを作成できるのか、が肝になると思います。こちらを後日試してみたいです。

次回は、ZOHO CRMの「見積書」から「受注書」「請求書」への変換をやってみたいと思います。


ZOHO CRMのメール一括送信


こんにちは。

昨日は「ZOHOキャンペーンのメール一括送信」を説明しました。
今日は「ZOHO CRMでのメール一括送信」を試してみたいと思います。

ZOHO CRMのメール一括送信

1.ZOHO CRMのメール一括送信は「見込み客」と「連絡先」に対して行えます。今回は「見込み客」をクリック。

0008CRM一括送信1

2.右端にの「見込み客ツール」ボタンをクリックし「見込み客への一括メール送信」をクリックします。

0008CRM一括送信2

3.一括メール送信画面で「メールテンプレート」を設定します。必要に応じて「新しいテンプレート」で新しくテンプレートを作成できます。ここでは「初回特典」テンプレートを選択します。

0008CRM一括送信4

4.「データ選択」タブをクリックして、メールを送るリストを選択します。
「カスタムビューの条件」を選択して、様々なビューを選択するか「手動の条件」を選択して、項目ごとに条件を設定することもできます。今回は「カスタムビューの条件」をチェックし「すべての見込み客」を選択します。
ビューのリストが表示されますので、見込み客名の左のチェックボックスをチェックして、全ての見込み客を選択します。
※任意の見込み客を選択することもできます。

リストができたら、送信ボタンを押します。
これで、一括送信されてしまうので、細心の注意を払いましょう。

0008CRM一括送信5

確認画面などは出ません。

5.メール送信したとのメッセージがでます。
なんだかあっけないですね。

0008CRM一括送信6

6.送信したメールごとのレポートなどは存在しないので、見込み客(もしくは連絡先)から確認します。メニューバーから「見込み客」をクリックし「太郎 山田」さんをクリックします。

0008CRM一括送信7

7.「太郎 山田」さんの顧客情報の下の方をスクロールすると、「メール」という項目があって、そこに送信したメールの記録が残されています。
あくまで「送った」という記録のみです。開封などの反応などは一切表示されません。

0008CRM一括送信8

また、さらに下の「キャンペーン」の項目に、ZOHOキャンペーンで作成したメールキャンペーンの情報が表示されています。顧客がキャンペーン側で作成した何のキャンペーンに登録されているのかが分かるようになっています。(ZOHOキャンペーンと連携していなければここはでてきません。)

以上で「ZOHO CRMでのメールの一括送信」ができました。

まとめ

ZOHO CRMでのメール一括送信は、非常に簡単な印象です。
ZOHOキャンペーンのメール一括送信と比べると、キャンペーンを作成することもなく、リストを選択して、メールを作ったら、あっさり送れちゃいます。
しかし、メールの開封率やクリック数など、メールの効果は全くみえません。なので、単なるおしらせメールなどにはよいかも知れません。

ZOHO CRM と ZOHOキャンペーンのメール一括送信 比較

ZOHO CRMでのメール一括送信

メリット:簡単。
デメリット:開封率、クリックなどの効果が不明。送信時間の指定できない。

ZOHOキャンペーンのメール一括送信

メリット:簡単。開封率、クリック等の効果が明確。
デメリット:メールのレビューが必要(数分〜数十分要)。

両ツールとも、無料プランの中で使用できる機能(※2015/11/10 追記・変更)なので、場合によって使い分けができます。
今後検証してゆく、自動メール送信(ステップメール)については、どちらのツールも、有料となってきますので、使用したい機能とコストとの兼ね合いでの選択となります。

2015/11/10 追記・変更:
ZOHO CRMのメール一括送信機能は、スタンダードプラン以上にしなければいけなくなったようです。(詳しくは、新しいZOHO CRM機能一覧を参照。)

この記事をアップした時点では、確か無料プランの範囲内だったと思うのですが。間違えていたらごめんなさい。

ZOHOキャンペーンのメール一括送信機能は、いまのところ無料プランの範囲内です。


ZOHOマーケティング機能


こんにちは。

前回までは、ZOHOの顧客管理の基本操作について検証しましたが、そろそろ、ZOHOでやりたいことの本命、マーケティング機能(営業支援)の検証に入ってみたいと思います。

個々のお客様に合わせて条件に元づいて自動でメール送信したり(ステップメール)、一括でメールを送信するなどの支援機能により、多数のお客様に対する営業活動を、大幅に効率化することができます。

ZOHOで、このような営業支援の肝となるキャンペーン管理やステップメールを実現するためには、下記2つの方法があります。

ZOHO 2つのキャンペーン機能

  • ZOHO CRMのマーケティングの機能を使う。
    (ステップメールはエンタープライズ(¥50400/年)必須)
    → ZOHO CRM機能一覧

営業支援をどこまでやりたいか?と価格との兼ね合いでどちらを利用すべきなのか選択することになると思いますので、
今後、両方の機能を検証していきたいと思います。

まずは、ZOHOキャンペーンの検証からやってみたいと思います。
次のテーマは「ZOHOキャンペーンの登録」と「ZOHOキャンペーン 連絡先をCRMと同期」です。


ZOHO CRM取引履歴の管理


こんにちは。

お客さまとの過去にどんな取引(いつ、誰が、何を、いくらで、どうしたか)をしたかわからなくなって困ったり、社内で共有できていないと何かと不便ですよね。

よくCRMツールで顧客との取引履歴が管理できるとは言っても、どのように確認できるのか?はやってみないとわからず気になるものです。ZOHOでは、取引管理が解り易くカスタマイズもできるので、使い勝手はよさそうです。

今日は、お客さまとの取引をZOHOではどうやって管理しているのか、説明したいと思います。

ZOHO取引履歴の管理

まず、ZOHOでは、お客様との「取引」のことを「商談」といいます。
ここでいう商談とは、お客様が商品やサービスに興味をもって頂いて(契約の有無に関わらず)やり取りが発生した時点で取引(商談)が発生したとみなします。

前回の ZOHO顧客管理 で説明しましたが、ZOHOのお客さまのデータは「見込み客」「取引先」「連絡先」の3つのカテゴリがあります。
ZOHOで「取引(商談)」データを作成するには「取引先」に登録されている必要があります。

なので、「取引(商談)」を開始するお客様は「取引先」に登録されている必要があります。

前準備:「取引(商談)」を作成する。
  • 「見込み客」で登録されている場合は、「見込み客」→「取引先」に変換(ZOHO顧客管理)します。「見込み客」にも登録されていない場合には、新しく「取引先」に登録します。
  • お客様との「取引(商談)」を作成します。

前準備が終わったら、取引(商談)データをみてみましょう。
取引(商談)データをみるには、大きくわけて以下の3通りあります。

<取引先から取引履歴を見る>

  • 目的の取引先データを表示します。
    メニューの「取引先」をクリックして、見たい取引先名をクリックします。
    0003取引履歴1
  • 表示された取引先データの下の方に、いままでの「商談(取引)」データが表示されます。
    0003取引履歴2-3
    取引先のデータの中に表示されるので、とても解り易いです。

<商談のビューで取引履歴を見る>

  • 商談のビューを作成します。
    メニューの「商談」をクリックして、その下にカーソルを合わせて表示される「ビューの作成」のクリック。0003取引履歴3
  • 「ビュー名」を設定し「表示項目の選択」や「フィルター設定」で、表示したい項目と条件を設定し、保存をクリック。
    0003取引履歴4
  • メニューの下のリストから作成したビューを選択すると、指定した条件の商談(取引)が表示されます。
    (例:あいうえお株式会社の商談)
    0003取引履歴4-2

<レポートから取引履歴を見る>

  • メニューの「レポート」をクリックします。
    「未完了の商談」「種類ごとの商談」「確度別の進捗状況」など様々なレポートが選択できます。
    0003取引履歴5
  • レポートの保存、フィルターのオプション設定、カスタマイズ、新しくレポートを作成することもできるようです。
    ※この辺りは、後に突っ込んで検証してみたいと思います。
    0003取引履歴6

※ZOHOレポート(現時点では、英語サイト)とも連携できるようですが、こちらは未だ確認していません。こちらも、必要に応じて検証したいと思います。

ZOHO取引履歴 まとめ

以上、3つの方法でZOHOで簡単に取引の履歴を確認することができました。

取引先データには、商談(取引)データが付随して表示されるので、とても解り易いです。

さらに、ビューやリポートを使えば、さまざまは角度からリストにできるので、用途に合わせて応用が効きそうです。


ZOHO CRM顧客管理


ZOHOの顧客情報はおおきく分けて、3つのカテゴリがあります。

  • 見込み客・・・まだ取引を開始していない、これから顧客になる可能性のあるお客さま。(人単位)
  • 取引先・・・取引がある顧客(会社単位)
  • 連絡先・・・取引がある会社の担当者(人単位)

「見込み客」は、取引を開始した時点で、「取引先」+「連絡先」に変換できます。
「見込み客」の会社情報が「取引先」に登録され、
「見込み客」の人情報が「連絡先」に登録されます。

※始めから取引を開始している場合は、
もちろん、見込み客を経由しなくとも、「取引先」「連絡先」への登録も可能です。

では、「見込み客」を「取引先」+「連絡先」に変換してみます。
(この辺りのヘルプはまだ英語ですね〜。)

「見込み客」を「取引先」+「連絡先」に変換

  1. メニューバーから「見込み客」をクリックして一覧を表示し、一覧から取引先に変換したい見込み客をクリック。
    (ここでは、『一郎 清水』『たちつてと株式会社』さんを変換)
    0002顧客管理1
  2.  

  3. 上のバーの「次のステップへ」ボタンをクリック。
    0002顧客管理2
  4.  

  5. 下の「次のステップへ」ボタンをクリック。
    0002顧客管理3
  6.  

  7. 変換が完了しました。
    0002顧客管理4

もう一度「見込み客」リストを表示すると、『一郎 清水』さんはもういません。
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「取引先」リストを表示すると、『たちつてと株式会社』さんが追加されています。
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「連絡先」リストを表示すると、『一郎 清水』さんが追加されています。
0002顧客管理7

取引先には連絡先がきえちゃう!?

ここで一つ懸案事項を発見。
連絡先には、会社情報があるのですが、
取引先には、人情報が引き継がれていないのです。
※(2015/10/9)追記・修正あり。下記参照。

「取引先」『たちつてと株式会社』の詳細。
『一郎 清水』さんの情報はありません。項目自体がないです。
※「取引先の担当者」とは自社の担当者のことです。わかりにくいですね。
0002顧客管理8

「連絡先」『一郎 清水』さんの詳細。
『たちつてと株式会社』所属なのがわかります。
0002顧客管理9

このようになり、取引先のデータからは相手先の担当者がわからないわけです。
一つの会社に、担当者が複数いることもあるので、そのためかとは思いますが、第一担当者みたいなのがあるといいかもしれません。
「連絡先」の会社名で検索すればわかる事ですが、一手間ありますね。。この辺りの使い勝手は、まだよくわかりませんが。
修正(2015/10/9)

追記(2015/10/9):
「取引先」の右端に紐づく「連絡先」が表示されていることに気付きました。(右下に『一郎 清水』さんが表示されていますね。)
0002顧客管理10
おそらく「取引先」レコードに担当者情報はないのですが、参考に紐づく「連絡先」レコードを表示してくれています。
「取引先」に対し、複数の担当者がいた場合でもここに複数表示され、ワンクリックで「連絡先」に飛べるので、素晴らしい機能です。

また、これはZOHO全てにおいて言える事なのですが、
レイアウトの基本が欧米仕様なので、日本人は見た目上とっつきにくいところがあります。
(ヘルプも突っ込んだ解説になると、英語が多そうです。)

例えば、顧客情報でいうと、
・姓名が逆(上記の例)
・住所が番地→町名→市→県の順番
・〒番号検索がない
・項目名が不自然
などなど。

この辺りは、殆どカスタマイズができるようなので、別トピで紹介していきたいと思います。


ZOHO CRM登録 – 試用版申込


ZOHO CRMの登録をしてみます。

まずは、試用版の申込から。

  1. ZOHO CRMのトップページのメニューの『料金』をクリック。
  2. 料金表の中の、無料、スタンダード、プロフェッショナル、エンタープライズの4つのプランから、使いたいバージョンの試用版申込のボタンをクリック。(水色のボタン)
    ※登録後に、上位プランに変更が可能ですが、下位プランにダウングレードは不可のようです。(【おまけ】参照)
  3. 登録画面で、必要項目を入力して、登録ボタンをクリック。
  4. 登録-1申込画面

  5. 登録したメアドにメールが届くので、メールに書かれたリンクをクリック。

以上で、登録が完了です。

【おまけ】:
登録後に上位のお試しプランに変更することができます。
※下位プランへのダウングレードはできないようです。

変更方法:ログイン後の画面で、右上の『有料プランを試用する』ボタンをクリックすると、上位プランへの変更ができます。

下記の例は、スタンダード版に申込みをした場合。
プロフェッショナルとエンタープライズへの変更が可能です。

登録-3プラン切り替え2