ZOHO CRMのワークフロー


前回までで、ZOHO CRMとZOHOインボイスの見積書・請求書の検証をやってきました。

今日は、ZOHO CRMでのワークフローをやってみたいと思います。

ワークフローとは、あらかじめワークフロールールを設定し、それに対するアクション(期限が迫った案件の通知や、タスクの割当(メールやポップアップでお知らせ)、項目の更新)を設定します。これらを自動で実行することにより、営業活動やマーケティングをサポートします。これで、日々の仕事が忙しくても、大切な顧客への連絡など忘れる事なく、フォローすることができます。

ワークフロー機能については、ZOHO CRMの各プランによって設定できるルールやタスクの数などが限定されます。詳しくは、ZOHO CRM機能一覧をご覧ください。

ZOHO CRMのワークフロー

ZOHO CRMでは下記のようなワークフローを設定できます。

1.ルール:◯◯円以上の大型の契約が発生
   通知担当者に大型契約が発生したことをメール通知

2.ルール:見込み客のステータスが『未連絡』
  タスク:見込み客に連絡して確度を確認するタスクを割当
     (担当者へメールかポップアップ連絡)

3.ルール:見込み客のステータスが『見込みあり』
  タスク:見込み客を連絡先に変換するタスクを割当
     (担当者へメールかポップアップ連絡)

4.ルール:商談の終了日が近づいたとき
 実行日時:終了日の5日前
   通知商談の担当者に終了日をメール通知

5.ルール:見込み客の評価が『連絡先入手済み』
 実行日時:タスクの期限終了の1日前
  タスク:見込み客をフォローするタスクを割当て
     (担当者へメールかポップアップ連絡)

詳しくは、オンラインヘルプのZOHO CRMワークフローの利用例を参照ください。

今回は、上記の5のパターンを検証してみたいと思います。

  ルール:見込み客の評価が『連絡先入手済み』
 実行日時:タスクの期限終了の1日前
  タスク:見込み客をフォローするタスクを割当て
     (担当者へメールかポップアップ連絡)

おおまかな手順は下記です。

<ワークフロールールの作成:ルールの基本情報>

1.画面右上の「設定」をクリックし、真ん中辺りの「自動化」の「ワークフロー」をクリック。

0023CRMワークフロー1

2.ワークフロールールの一覧になります。「ルールの作成」をクリック。

0023CRMワークフロー2

3.ルールの基本情報を入力します。どの「タブ」(今回は「見込み客」)に対して、ルールを作成するかと、「ルール名」「ステータス」「詳細情報」を選択・記入し「次へ」をクリックします。

0023CRMワークフロー3

<ワークフロールールの作成:実行タイミング>

4.ワークフローのアクションを実行するタイミングを指定し「次へ」をクリック。

0023CRMワークフロー4

<ワークフロールールの作成:ルールの設定>

5.ワークフローのアクションを実行するルールを設定します。
手順3で選んだタブに対し、どの項目に対して、何が設定されたかをルール決めします。今回は「見込み客」の「評価」=「連絡先入手済み」である場合をルールに設定しました。

0023CRMワークフロー5

<ワークフロールールの作成:アクションの設定>

6.ワークフローのアクションを設定します。「通知の送信」「タスクの割り当て」「特定項目の更新」「Web通知を呼び出す」の4つから選択できます。今回は「タスクの割り当て」の横の「+」をクリックします。

0023CRMワークフロー6

7.タスクの詳細を設定します。「タスク名」「タスクの期限」「ステータス」「優先度」「担当者に通知」「リマインダーに送信」「詳細情報」を選択・入力します。

「リマインダーに送信」にチェックを入れると、下に「タスクの期限」から「何日前」にリマインダーを送信するかと、「通知方法(メール or ポップアップ)」が選べます。今回は、メールによる通知を選択しました。「保存して関連づけ」をクリックします。

0023CRMワークフロー7

8.「保存」ボタンをクリック。

0023CRMワークフロー8

9.これでワークフロールールが設定できました。

0023CRMワークフロー9

10.もう一度、手順1を実行し、手順2のワークフロー一覧を表示させると、新しいワークフローが作成されているのがわかります。今作成した「見込み客のフォロー」をクリックします。

0023CRMワークフロー12-2

先ほど作成したワークフローの詳細が確認できます。

0023CRMワークフロー12

設定したタスクをクリックすると、タスクの詳細が確認できます。

0023CRMワークフロー11

<実際の見込み客データを作成>

11.次に、実際の見込み客データを作成します。
メニューバーの「見込み客」をクリックし「+ 新しい見込み客」をクリックします。

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12.見込み客データを作成します。
ここで、ワークフロールールに合致するように「評価」を「連絡先入手済み」に設定します。「保存」をクリックします。

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13.「見込み客」が新しく作成できました。

0023CRMワークフロー15

<ワークフローの実行確認>

14.ここで、ログインユーザーのメールアドレスに、タスクが割り当てられた旨のメールが届きます。件名の「見込み客にメール」をクリックします。

0023CRMワークフロー16

すると、タスクの詳細が確認できます。

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15.また、メニューバーの「活動」をクリックすると、こちらからも作成したタスクを確認できます。

0023CRMワークフロー18

タスクのタイトルをクリックすると、タスクの概要がみられます。

0023CRMワークフロー19

「…」をクリックすると、タスクの詳細がみられます。

0023CRMワークフロー20

16.また、作成した見込み客データからも「未完了の活動」として、タスクが確認できます。件名の「見込み客にメール」をクリックすると、手順14と同じタスクの詳細が表示されます。

0023CRMワークフロー21

17.手順14、15、16の詳細画面で示される、リマインダーの日時が過ぎると、ログインユーザーのメールアドレスにタスクのリマインダーメールが届きます。

今回の設定では、タスクの作成日が12/9、タスクの期限が2日後の12/11、リマインダーはタスクの期限の1日前の12/10となっています。

0023CRMワークフロー23

ここでもタスク名の「見込み客にメール」をクリックすると、手順14のタスクの詳細が表示されます。

以上で、ワークフローの検証ができました。


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