こんにちは。
前回は、ZOHO CRMの見積書の作成・管理をしました。
今日は、ZOHO CRMでの、見積書から、受注書・請求書への変換をやってみたいと思います。
エクセルなどでこれをやる場合、内容はコピーできたとしても、細かいところの修正が必要だったり、何かと手間がかかります。これが一発でできれば営業さんのお仕事がとっても楽になりますね。
それではやってみます。
ZOHO CRM – 見積書から受注書・請求書への変換
手順は以下です。
- 見積書→受注書へ変換 ※見積書→請求書も可能です。
- 受注書→請求書へ変換
※見積書からは、受注書 or 請求書のどちらか一方のみへの変換が一回だけ可能です。
一旦、見積書→受注書（請求書）を変換すると、見積書→請求書（受注書）への変換はできません。また、見積書から、２通以上の受注書や請求書の変換もできません。同様に、受注書から、２通以上の請求書の変換もできません。
もちろん、「見積書」がない場合、いきなり「受注書」や「請求書」を一から作成することも可能です。
＜見積書→受注書へ変換＞
見積書→受注書への変換をします。
（※受注書が必要ない場合、見積書→請求書も可能です。）
１．メニューバーの「見積書」をクリックし、変換したい見積書の「件名」のところをクリック。
２．見積書が表示されたら「編集」ボタンをクリックします。
必要に応じて「見積書ステージ」を「受注」に変更し「保存」ボタンをクリックします。
（これをやらなくても、手順３以降の変換は行えます。）
３．「次のステップへ」ボタンをクリックし「受注書」をクリックします。
（請求書に変換する場合は「請求書」をクリック。）
４．上の方に「読込中…」の表示が数秒でたあと、「受注書」の作成が完了します。「編集」ボタンをクリックして中身を確認します。
５．「受注書」の内容が確認・変更できます。
６．必要に応じて「ステータス」を「承認済み」などに変更して「保存」をクリックします。変更しない場合は「キャンセル」をクリックします。
ステータスが「承認済み」に変更されました。
７．メニューバーの「受注書」をクリックすると、受注書の一覧が表示されます。いま作成した受注書があるのが確認できます。
８．ここで、メニューバーの「見積書」をクリックして、いま変換した見積書の「件名」のところをクリックし、見積書を確認します。
すると、下の方に「受注書」という項目が表示され、変換処理で作成された「受注書」が表示されているのが分かります。
また、この画面で、手順３ではあった「次のステップへ」ボタンが無くなっているのが分かりますね。一度、見積書から「受注書」or「請求書」を作成すると、２つめの作成はできなくなりました。
＜受注書→請求書へ変換＞
次に、受注書→請求書への変換をします。
９．手順７の画面から、該当の「件名」をクリックして、受注書を表示させます。「次のステップへ」ボタンをクリックし「請求書」をクリックします。
親切にも「在庫がないよ」というアラートがでます。とりあえずここは無視して「OK」を押します。
１０．上の方に「読込中…」の表示が数秒でたあと、「請求書」の作成が完了します。「編集」ボタンをクリックして中身を確認します。
１１．「請求書」の内容が確認・変更できます。
１２．「請求書発行日」「期限」が空欄なので、それぞれ入力します。
必要に応じて「ステータス」を「作成済み」から「承認済み」などに変更して「保存」をクリックします。
「請求書」が作成できました。
１３．メニューバーの「請求書」をクリックすると、請求書の一覧が表示されます。いま作成した請求書があるのが確認できます。
１４．ここで、メニューバーの「受注書」をクリックして、いま変換した受注書の「件名」のところをクリックし、受注書を確認します。
すると、下の方に「請求書」という項目が表示され、変換処理で作成された「請求書」が表示されているのが分かります。
また、この画面で、手順９ではあった「次のステップへ」ボタンが無くなっているのが分かりますね。一度、受注書から「請求書」を作成すると、２つめの作成はできなくなりました。
ここでひとつ疑問：
上記の「受注書」の画面で、ステータスが「処理完了」に変っています。
（手順６と９の通り、ステータスは「承認済み」のはずです。）
どうやら、「受注書」→「請求書」に変換すると「受注書」のステータスが自動的に「処理完了」になるようです。
しかし「見積書」→「受注書」or「請求書」に変換しても「見積書」のステータスは自動では変りません。
「請求書」を作成した時点で《受注》が確定していないこともあるかもしれないので、手動の方がいい気もしますが、自動的に変更されても後で変更が効くので、その方がスムーズかもしれませんね。
だとしたら「見積書」の方も、自動的に変更した方がいい気がします。
仕様なのか？バグなのか？不明ですが、どちらかに統一して欲しい気もします。
まとめ
「見積書」から「受注書」や「請求書」への変換が簡単に、ボタンひとつで変換できました。これはとても便利だと思います。
一度作成したら、２つめは作成できないのも、２回請求することを避けるためにもいいと思います。
また、メニューバーの「取引先」「連絡先」から、顧客の情報を確認すると、下記のように、顧客単位で「見積書」「受注書」「請求書」が一覧で表示されます。
顧客の現在の商談の進み具合がわかったり、過去にどんな提案や契約をしていたのかが、一目で分かるようになっています。管理も煩雑にならずに、会社内でも情報共有することができます。
次回は、ZOHO CRMの見積書のテンプレートの作成をしてみたいと思います。