ZOHO CRM – 見積書の作成・管理


こんにちは。

営業において、たくさんのお客様のお相手をしていると、どの会社の誰にいつどんな提案や見積り、契約をしたのか?わからなくなってしまいがちです。
エクセルなどで共有していたとしても、管理が煩雑になりがちです。

また、ちゃんと管理されていなかったりすると、過去のメールなどを検索して、やりとりを把握するなんていう無駄な作業をするはめになります。
これは大変な労力ですよね。

これらの見積りや請求書などを、お客様ごとに管理し、過去のやりとりを参照できると、時間の節約にもなり、営業活動に役立つことでしょう。

今回は、ZOHO CRMにおける、見積書の作成と管理をやってみたいと思います。

※ZOHO CRMにおける見積書・請求書の機能は、プロフェッショナル以上の有料プランである必要があります。

ZOHOインボイスという専用ツールもありますが、こちらも追って検証したいと思います。

ZOHO CRM – 見積書の作成・管理

手順は大きく分けて、下記2つです。

<見積書の作成>

1.メニューバーの「見積書」をクリックし「見積書の作成」をクリックするか、右端の「+ 新しい見積書」をクリックします。

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2.「見積書の作成」画面が開いたら、見積書の項目を設定していきます。

(取引先を指定)※あらかじめ、取引先を登録しておきます。
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(連絡先を指定)※あらかじめ、連絡先を登録しておきます。
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(商品を指定)※あらかじめ、商品を登録しておきます。
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(消費税を設定)
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各商品の値段や「見積りステージ」(見積りのステータス)など、その他の項目も必要に応じて設定します。

3.設定が終わったら、「保存」をクリックします。

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4.見積書が作成できました。

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5.見積書を印刷してみます。
見積書の上の「さらに」をクリックして「印刷プレビュー」をクリック。
その他、pdfでの保存や、メール送信もできます。

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6.表示形式から「HTML」or「PDF」を選び、印刷ボタンを押します。

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ZOHO CRMの見積書はデフォルトでは、欧米圏仕様のフォーマットしかありません。
トップが「宛先(〜様)」でなく自社の名前(↑の画面の黒く塗りつぶされているところ)になっていたり、住所が番地からはじまったり、日本人にはかなり違和感があります。また、3で設定した「件名」「詳細情報」がなく、「Draft」「交渉中」などの「見積書ステージ」などが表示されてしまっています。
見積書のテンプレートを作成することが可能なので、日本人が慣れているフォーマットに変更できるのかどうか、後日試してみたいと思います。

<見積書の管理>

7.メニューバーの「見積書」をクリックすると、見積書の一覧が表示されます。「件名」をクリックします。

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8.見積書の画面(手順5の画面)になります。
「編集」ボタンをクリックすると、3の画面になり、各見積書の確認・修正が行えます。

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お客様との商談の進行具合によって、「見積書ステージ」(見積りのステータス)の変更や、内容を修正することができます。

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9.7の見積書の一覧か、8の見積書の右端の「関連項目」か、メニューバーの「取引先」「連絡先」から、各「取引先」や「連絡先」ごとに、現在や過去にどんな見積書を作成したのかが一覧で確認できます。

(8の見積書の右端)
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「取引先」や「連絡先」の詳細画面を表示すると、下の方に「見積書」というカテゴリがあり、そこに「取引先」や「連絡先」に作成した見積書が一覧表示され、確認ができます。

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まとめ

見積書の作成が簡単に行えたと思います。

よく利用する商品などを登録しておけば、項目自体に毎回悩む必要もなくなります。

また、顧客(「取引先」や「連絡先」)ごとに、どんな見積りが進行中か?過去にどんな提案や契約をしているのかが、一目でわかり、会社内で共有できるので、営業活動にとても役に立つと思います。

ただ、テンプレートが欧米圏仕様なので、どこまで日本人にあったテンプレートを作成できるのか、が肝になると思います。こちらを後日試してみたいです。

次回は、ZOHO CRMの「見積書」から「受注書」「請求書」への変換をやってみたいと思います。


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