ZOHO CRM – 見積書テンプレート作成


こんにちは。

前回2回にわたり、見積書の作成見積→受注→請求への変換をやってきました。

今日は、ZOHO CRMで作成される見積書が欧米仕様のフォーマットで使い難いため、日本人が慣れているフォーマットを作成してみます。

(デフォルトの見積りフォーマット:欧米仕様)
0015見積書8

ZOHO CRM 見積書テンプレート作成

手順は下記になります。

(必要に応じて、上記を繰り返します。)

<既存の見積書テンプレートを編集>

まず始めに、見積書のテンプレートを編集します。

1.右端の「設定」をクリックし「テンプレート」の「各種書類テンプレート」をクリックします。

0017見積テンプレ

2.「見積書テンプレート」をクリックします。

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3.デフォルトの見積りテンプレート(欧米仕様)が表示されます。「編集」ボタンをクリックします。

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4.編集画面になりました。

0017見積テンプレ4

5.まず、名前を変更します。ここでは「見積書(日本仕様)」とします。

0017見積テンプレ18-2

6.レイアウトを日本仕様に編集します。

  • コピー&ペーストで配置を入れ替えます。
  • 不思議な日本語の項目を直します。
  • 不必要な項目は消し、必要な文章なども入れます。
  • 必要に応じて文字の大きさや太字細字なども変えます。

7.さらに必要に応じて、不足している項目を追加します。

今回は、見積書の「件名」を追加します。

挿入できる項目に「見積書」を選択し、項目名に「件名」を選択すると「変数」の欄に「${Quotes.Subject}」という変数が表示されます。これを、コピー&ペーストしてテンプレートの置きたい場所にコピーします。

0017見積テンプレ10

8.大体の配置ができましたら「プレビュー」ボタンをクリックして、確認します。

0017見積テンプレ12

9.必要に応じて、手順6〜8を繰り返して、レイアウトを修正します。

10.レイアウトができたら「保存」をクリックします。テンプレートが保存されました。

0017見積テンプレ18

<不足項目を見積書に追加>

次に、見積書として不足している項目があれば、「見積書」などに追加します。この手順は任意です。

今回は「作成日」がないので「見積書」に「作成日」を追加します。

11.右端の「設定」をクリックして「カスタマイズ」の「タブ」をクリックします。

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12.「タブの一覧」の下の方にある「見積書」をクリックします。

0017見積テンプレ15-3

13.左のサイドバーから「日付」をドラッグ&ドロップして「見積書」のレイアウトに持ってきます。名前に「作成日」と名付けます。「レイアウト」の保存をクリックします。これで、「見積書」に「作成日」を追加できました。

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14.実際のデータの「作成日」を入力しましょう。
メニューバーの「見積書」をクリックして、該当の見積書の「件名」をクリックし、見積書を表示し「編集」をクリックします。
追加されている「作成日」に、見積書の作成日付を入力します。

0017見積テンプレ16

<再度 見積書テンプレートを編集>

追加した見積書の「作成日」を、テンプレートにも追加します。

15.手順7と同様に進めます。
挿入できる項目に「見積書」を選択し、項目名に先ほど追加した「作成日」を選択すると「変数」の欄に「${Quotes.作成日}」という変数が表示されます。これを、コピー&ペーストしてテンプレートの置きたい場所にコピーします。

0017見積テンプレ17

16.「プレビュー」ボタンをクリックして、確認します。

0017見積テンプレ20

17.レイアウトができたら「保存」をクリックします。テンプレートが保存されました。

<見積書をPDFで確認>

18.メニューバーの「見積書」をクリックして、該当の見積書の「件名」をクリックし「さらに」から「pdf形式」をクリックします。

0017見積テンプレ19-2

19.新しく作成したテンプレートで、見積書が表示されました。

0017見積テンプレ19

まとめ

なんとか、日本人が慣れているテンプレートに変更することができました。位置の微調整が難しいところはあるものの、見積書としては、使えるものになったと思います。

今回で、ZOHO CRMでの見積書・請求書の検証は一旦終りです。
次回からは、ZOHOインボイスを利用した見積書・請求書の検証をやってみたいと思います。


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