こんにちは。
前回２回にわたり、見積書の作成、見積→受注→請求への変換をやってきました。
今日は、ZOHO CRMで作成される見積書が欧米仕様のフォーマットで使い難いため、日本人が慣れているフォーマットを作成してみます。
（デフォルトの見積りフォーマット：欧米仕様）
ZOHO CRM 見積書テンプレート作成
手順は下記になります。
（必要に応じて、上記を繰り返します。）
＜既存の見積書テンプレートを編集＞
まず始めに、見積書のテンプレートを編集します。
１．右端の「設定」をクリックし「テンプレート」の「各種書類テンプレート」をクリックします。
２．「見積書テンプレート」をクリックします。
３．デフォルトの見積りテンプレート（欧米仕様）が表示されます。「編集」ボタンをクリックします。
４．編集画面になりました。
５．まず、名前を変更します。ここでは「見積書（日本仕様）」とします。
６．レイアウトを日本仕様に編集します。
- コピー＆ペーストで配置を入れ替えます。
- 不思議な日本語の項目を直します。
- 不必要な項目は消し、必要な文章なども入れます。
- 必要に応じて文字の大きさや太字細字なども変えます。
７．さらに必要に応じて、不足している項目を追加します。
今回は、見積書の「件名」を追加します。
挿入できる項目に「見積書」を選択し、項目名に「件名」を選択すると「変数」の欄に「${Quotes.Subject}」という変数が表示されます。これを、コピー＆ペーストしてテンプレートの置きたい場所にコピーします。
８．大体の配置ができましたら「プレビュー」ボタンをクリックして、確認します。
９．必要に応じて、手順６〜８を繰り返して、レイアウトを修正します。
１０．レイアウトができたら「保存」をクリックします。テンプレートが保存されました。
＜不足項目を見積書に追加＞
次に、見積書として不足している項目があれば、「見積書」などに追加します。この手順は任意です。
今回は「作成日」がないので「見積書」に「作成日」を追加します。
１１．右端の「設定」をクリックして「カスタマイズ」の「タブ」をクリックします。
１２．「タブの一覧」の下の方にある「見積書」をクリックします。
１３．左のサイドバーから「日付」をドラッグ＆ドロップして「見積書」のレイアウトに持ってきます。名前に「作成日」と名付けます。「レイアウト」の保存をクリックします。これで、「見積書」に「作成日」を追加できました。
１４．実際のデータの「作成日」を入力しましょう。
メニューバーの「見積書」をクリックして、該当の見積書の「件名」をクリックし、見積書を表示し「編集」をクリックします。
追加されている「作成日」に、見積書の作成日付を入力します。
＜再度 見積書テンプレートを編集＞
追加した見積書の「作成日」を、テンプレートにも追加します。
１５．手順７と同様に進めます。
挿入できる項目に「見積書」を選択し、項目名に先ほど追加した「作成日」を選択すると「変数」の欄に「${Quotes.作成日}」という変数が表示されます。これを、コピー＆ペーストしてテンプレートの置きたい場所にコピーします。
１６．「プレビュー」ボタンをクリックして、確認します。
１７．レイアウトができたら「保存」をクリックします。テンプレートが保存されました。
＜見積書をPDFで確認＞
１８．メニューバーの「見積書」をクリックして、該当の見積書の「件名」をクリックし「さらに」から「pdf形式」をクリックします。
１９．新しく作成したテンプレートで、見積書が表示されました。
まとめ
なんとか、日本人が慣れているテンプレートに変更することができました。位置の微調整が難しいところはあるものの、見積書としては、使えるものになったと思います。
今回で、ZOHO CRMでの見積書・請求書の検証は一旦終りです。
次回からは、ZOHOインボイスを利用した見積書・請求書の検証をやってみたいと思います。