ZOHOキャンペーン – 連絡先をCRMと同期


前回、ZOHOキャンペーンの登録をしました。

次に、ZOHOキャンペーンの連絡先に、ZOHO CRMの顧客データを同期したいと思います。

ZOHOキャンペーン – 連絡先をCRMと同期

  • メニューバーの「連絡先」をクリックし、その下の「連絡先の同期」をクリックします。
    0005キャンペーン連絡先の同期1
    右端の「Zohoサービスから顧客を同期」をクリック
    0005キャンペーン連絡先の同期12
  • 「Zohoサービスから顧客を同期」を入力する。
    「サービス」リストから「Zoho CRM」を選択。
    ZOHO CRMにサインインするメアドを入力。
    「ZCSキーを作成…」より、ZSCキーを発行して入力。
    保存ボタンをクリック。
    0005キャンペーン連絡先の同期2
  • 「同期の詳細」を入力する。
    「同期の詳細」のタイトルを入力。
    「同期するタブ」をCRMの「見込み客」「連絡先」から選択。
    「メール送信対象リストの詳細」に「新しいリストの名前」と「登録フォームからの登録」を選択。
    「リストの追加」ボタンをクリックして「保存して続ける」をクリックする。
    0005キャンペーン連絡先の同期34
  • 「項目の関連付け」で必要に応じて、関連づけをして「保存して続ける」をクリック。
    0005キャンペーン連絡先の同期5
  • 「取得の間隔」「取得するデータ」「連絡先の同期の設定」を設定して「開始」をクリックする。
    0005キャンペーン連絡先の同期6
  • 同期が設定できました。
    0005キャンペーン連絡先の同期72
  • 「リストの管理」より、作成したリストが表示されます。
    0005キャンペーン連絡先の同期9
  • 「連絡先の管理」より、同期されたCRMの連絡先のリストが表示されます。
    0005キャンペーン連絡先の同期10

以上で、ZOHOキャンペーンに、ZOHO CRMの連絡先データが同期されました。

次回は、ステップメールなどをやっていきたいと思います。

2015/12/9追記:
同期機能を使って、連絡先を同期する場合、info@◯◯◯◯◯.com のような、アカウント名がinfoだと、データが連携されず無視されます。(グループメールと判断されます。)連携してくれる方法はないようです。手動で、キャンペーン側の連絡先に追加することはできますが、その後の同期では無視されます。(CRM側で何かデータが更新されても、キャンペーンには反映されない。)


ZOHO CRM取引履歴の管理


こんにちは。

お客さまとの過去にどんな取引(いつ、誰が、何を、いくらで、どうしたか)をしたかわからなくなって困ったり、社内で共有できていないと何かと不便ですよね。

よくCRMツールで顧客との取引履歴が管理できるとは言っても、どのように確認できるのか?はやってみないとわからず気になるものです。ZOHOでは、取引管理が解り易くカスタマイズもできるので、使い勝手はよさそうです。

今日は、お客さまとの取引をZOHOではどうやって管理しているのか、説明したいと思います。

ZOHO取引履歴の管理

まず、ZOHOでは、お客様との「取引」のことを「商談」といいます。
ここでいう商談とは、お客様が商品やサービスに興味をもって頂いて(契約の有無に関わらず)やり取りが発生した時点で取引(商談)が発生したとみなします。

前回の ZOHO顧客管理 で説明しましたが、ZOHOのお客さまのデータは「見込み客」「取引先」「連絡先」の3つのカテゴリがあります。
ZOHOで「取引(商談)」データを作成するには「取引先」に登録されている必要があります。

なので、「取引(商談)」を開始するお客様は「取引先」に登録されている必要があります。

前準備:「取引(商談)」を作成する。
  • 「見込み客」で登録されている場合は、「見込み客」→「取引先」に変換(ZOHO顧客管理)します。「見込み客」にも登録されていない場合には、新しく「取引先」に登録します。
  • お客様との「取引(商談)」を作成します。

前準備が終わったら、取引(商談)データをみてみましょう。
取引(商談)データをみるには、大きくわけて以下の3通りあります。

<取引先から取引履歴を見る>

  • 目的の取引先データを表示します。
    メニューの「取引先」をクリックして、見たい取引先名をクリックします。
    0003取引履歴1
  • 表示された取引先データの下の方に、いままでの「商談(取引)」データが表示されます。
    0003取引履歴2-3
    取引先のデータの中に表示されるので、とても解り易いです。

<商談のビューで取引履歴を見る>

  • 商談のビューを作成します。
    メニューの「商談」をクリックして、その下にカーソルを合わせて表示される「ビューの作成」のクリック。0003取引履歴3
  • 「ビュー名」を設定し「表示項目の選択」や「フィルター設定」で、表示したい項目と条件を設定し、保存をクリック。
    0003取引履歴4
  • メニューの下のリストから作成したビューを選択すると、指定した条件の商談(取引)が表示されます。
    (例:あいうえお株式会社の商談)
    0003取引履歴4-2

<レポートから取引履歴を見る>

  • メニューの「レポート」をクリックします。
    「未完了の商談」「種類ごとの商談」「確度別の進捗状況」など様々なレポートが選択できます。
    0003取引履歴5
  • レポートの保存、フィルターのオプション設定、カスタマイズ、新しくレポートを作成することもできるようです。
    ※この辺りは、後に突っ込んで検証してみたいと思います。
    0003取引履歴6

※ZOHOレポート(現時点では、英語サイト)とも連携できるようですが、こちらは未だ確認していません。こちらも、必要に応じて検証したいと思います。

ZOHO取引履歴 まとめ

以上、3つの方法でZOHOで簡単に取引の履歴を確認することができました。

取引先データには、商談(取引)データが付随して表示されるので、とても解り易いです。

さらに、ビューやリポートを使えば、さまざまは角度からリストにできるので、用途に合わせて応用が効きそうです。


ZOHO CRM顧客管理


ZOHOの顧客情報はおおきく分けて、3つのカテゴリがあります。

  • 見込み客・・・まだ取引を開始していない、これから顧客になる可能性のあるお客さま。(人単位)
  • 取引先・・・取引がある顧客(会社単位)
  • 連絡先・・・取引がある会社の担当者(人単位)

「見込み客」は、取引を開始した時点で、「取引先」+「連絡先」に変換できます。
「見込み客」の会社情報が「取引先」に登録され、
「見込み客」の人情報が「連絡先」に登録されます。

※始めから取引を開始している場合は、
もちろん、見込み客を経由しなくとも、「取引先」「連絡先」への登録も可能です。

では、「見込み客」を「取引先」+「連絡先」に変換してみます。
(この辺りのヘルプはまだ英語ですね〜。)

「見込み客」を「取引先」+「連絡先」に変換

  1. メニューバーから「見込み客」をクリックして一覧を表示し、一覧から取引先に変換したい見込み客をクリック。
    (ここでは、『一郎 清水』『たちつてと株式会社』さんを変換)
    0002顧客管理1
  2.  

  3. 上のバーの「次のステップへ」ボタンをクリック。
    0002顧客管理2
  4.  

  5. 下の「次のステップへ」ボタンをクリック。
    0002顧客管理3
  6.  

  7. 変換が完了しました。
    0002顧客管理4

もう一度「見込み客」リストを表示すると、『一郎 清水』さんはもういません。
0002顧客管理5

「取引先」リストを表示すると、『たちつてと株式会社』さんが追加されています。
0002顧客管理6

「連絡先」リストを表示すると、『一郎 清水』さんが追加されています。
0002顧客管理7

取引先には連絡先がきえちゃう!?

ここで一つ懸案事項を発見。
連絡先には、会社情報があるのですが、
取引先には、人情報が引き継がれていないのです。
※(2015/10/9)追記・修正あり。下記参照。

「取引先」『たちつてと株式会社』の詳細。
『一郎 清水』さんの情報はありません。項目自体がないです。
※「取引先の担当者」とは自社の担当者のことです。わかりにくいですね。
0002顧客管理8

「連絡先」『一郎 清水』さんの詳細。
『たちつてと株式会社』所属なのがわかります。
0002顧客管理9

このようになり、取引先のデータからは相手先の担当者がわからないわけです。
一つの会社に、担当者が複数いることもあるので、そのためかとは思いますが、第一担当者みたいなのがあるといいかもしれません。
「連絡先」の会社名で検索すればわかる事ですが、一手間ありますね。。この辺りの使い勝手は、まだよくわかりませんが。
修正(2015/10/9)

追記(2015/10/9):
「取引先」の右端に紐づく「連絡先」が表示されていることに気付きました。(右下に『一郎 清水』さんが表示されていますね。)
0002顧客管理10
おそらく「取引先」レコードに担当者情報はないのですが、参考に紐づく「連絡先」レコードを表示してくれています。
「取引先」に対し、複数の担当者がいた場合でもここに複数表示され、ワンクリックで「連絡先」に飛べるので、素晴らしい機能です。

また、これはZOHO全てにおいて言える事なのですが、
レイアウトの基本が欧米仕様なので、日本人は見た目上とっつきにくいところがあります。
(ヘルプも突っ込んだ解説になると、英語が多そうです。)

例えば、顧客情報でいうと、
・姓名が逆(上記の例)
・住所が番地→町名→市→県の順番
・〒番号検索がない
・項目名が不自然
などなど。

この辺りは、殆どカスタマイズができるようなので、別トピで紹介していきたいと思います。